学校办公管理概述


　　学校办公室是为学校领导及有关部门服务的综合办事机构，是沟通上下 左右、联系四面八方的纽带和桥梁，对搞好学校管理工作，有着重要的意义。

学校办公室工作机构设置的原则


1.任务目标原则 任务目标是办公组织机构设置的出发点和归宿。因此办公室机构的设置
应该从实际出发，机构的繁简、等级的高低和必须完成的任务相一致。机构 的设置，先要明确工作任务的含量、目标、完成任务的难易程序，然后按照 专业化分工，将总任务分解成各项具体任务，再进行分类，建立适当规模的 工作机构。一般来讲，应该因需要设机构、“因事设机构”，而不应该“因 人设机构”、“因机构去找事”。
2.集分相宜原则 学校办公室内部机构要合理布局，在布局上要考虑是否有利于统一指
挥，要有一系列垂直上下级关系，形成一个金字塔式的指挥系统。在坚持统 一原则的同时，必须坚持分级管理原则，办公室各部门必须具有同它们所承 担的责任相适应的权力，以便根据各自的具体情况，灵活地处理问题。
3.专业分工原则
　　办公室各部门及有关人员在一定的工作范围内，应尽量从事明确专业分 工的业务活动，不允许出现职责不清，互相推诿和扯皮等不良现象。通过专 业分工，可以推动各部门工作人员钻研业务，做到熟能生巧、精益求精，提 高工作效率，但分工不分家，应提倡互助合作精神。
4.责权相称原则
　　责任是共同劳动、分工协作的客观要求，权力则是履行责任的手段和特 征，两者互相制约不可分割。所以必须坚持责权相统一的原则，委之以责， 授之以权，使工作人员有职、有责、有权，独立处理各种职权以内的事务， 不断提高工作效率。
5.协调一致原则
　　办公室的纵向机构（即上下级组织之间）、横向机构（如各科室之间、 各岗位间），既要分工明确，责任清楚，又要主动搞好协作，各部门、各环 节、各个工作人员都要主动配合，相互帮助。
6.稳中适应原则 “稳”是指组织机构的稳定性：同时，还要对外部环境具有适应性。组
织有相对稳定性，可使每个工作人员及相互间的关系保持稳定，否则机构朝 令夕改，就无法正常开展工作。另一方面，随着外部环境发生变化，各机构 也要适应新情况，新要求，适当进行调整。
7.精于高效原则 精干，指人员精干、机构精简；高效，即工作效率高，工作质量和效益
高。精干是高效的前提。为此，一要减少层次。历史经验证明，机构内部层 次不宜多设，层次多了，容易产生内耗，造成信息交流受阻，指挥不灵，办 事拖拉。二要机构精干，合理定编定岗。在机构设置上不要分得过细，不设 领导职权，副职不宜太多，实行平等民主管理，充分调动每个人的工作积极

性。三要建立和完善工作责任制，在机构设置上，做到定任务、定人员、定 责任、定奖惩，层层建立责任制，形成一个有机的工作责任体系，这是使组 织机构具有高效能的必备条件。
　　当前，一些办公部门较普遍存在着机构臃肿，人浮于事、官僚主义等现 象。这主要有以下弊端：造成人力、物力、财力的惊人浪费，行政开支越来 越多，超过了国家的财力，不利于国家集中资金进行现代化建设。部门过多， 办事手续繁杂、办事效率低。领导成员多，副职多，经常泡在会上，议而不 决，决而不行，虽有分工但分而不管，相互牵制。衙门作风，文牍主义，一 般号召多，具体指示少，党的方针政策得不到真正贯彻。不深入实际，对下 情若明若暗，往往是情况不明决心大，心中无数点子多，主观主义和官僚主 义严重，易造成决策失误。人多嘴杂，是非多，扯皮多，为生活小事争论不 休，自由主义严重，互相嘀嘀咕咕，闹不团结。人浮于事，苦乐不均，组织 涣散，纪律松驰。庙多菩萨多，政出多门，干扰很多，不管有无必要，不管 大事小事，不是发文件就是发报表，把下面忙得无所是从，对上对下都不利。 因此需要不断进行调整、改革和优化组合，以便使我国的办公室工作逐步规 范化、科学化、高效化。
　　党和国家对机构改革十分重视，采取了一系列得力举措，并取得了很大 的成效。各学校应按照国家政策和规定对办公机构逐步进行调整、优化、组 合，从而适应新形势的变化和要求。
一是进行组织诊断。
　　办公室机构如同一个有机体，诊断的核心是整体效率如何。诊断的具体 内容主要有：组织机构是否合理，组织层次是多或是少，管理幅度是宽还是 窄；组织体制是否科学，集权和分权是否合理；组织功能是否齐全；组织目 标是否明确，是否得到层层落实，人员的编排、配备是否恰当，岗位责任制 是否落实；组织成员的心境如何，积极性怎样；管理的手段如何；相关领导 的水平和凝聚力如何。若出现决策迟缓，信息不灵，指挥失灵，协调不良， 纠纷扯皮不断增多，士气低落，效率低下等，则需要进行调整和变革。
二是既积极又慎重改革。
　　办公效率低下，应该进行变革，应持积极的认识和态度。但它又是一项 十分复杂的工作，涉及到方方面面，甚至直接要触及到某些人的既得利益问 题，因此需要慎重从事。对各种改革的方案，要充分讨论、研究和反复酝酿， 防止“心血来潮”、“朝令夕改”等现象。在时机选择上，在变革方式方法 上，在人员搭配调整上都要深思熟虑，按程序办事。例如，在人员搭配上， 要考虑有关人员的性格和气质结构、年龄结构、专业知识结构、智能结构等， 都要和谐协调，善于把不同气质、性格、志趣、风度的人科学地组合起来， 使之相互补充，扬长避短。在变革的方式方法上，一般有三种：第一种是改 良式的变革，它一般要小改小革，修修补补，范围小，深度浅，阵痛小，阻 力小；第二种是爆破式变革，这是指对有关部门机构的重大的甚至是根本的 变革，这种变革面大，力度深，阻力大；第三种是有步骤地变革，通过渐进 的方式温和地进行，例如通过人员培训学习等方式，改进管理方法同步进行。
三是做好反馈和思想政治工作。 在组织变革中，要及时反馈信息，发现问题，认真分析原因，有的放矢
地加以解决。在变革过程中，遇到一些阻力，受到一些人的抵制和反对也是 正常的，这就要求及时做好思想政治工作，稳定人心，安定情绪，消除误会

和个人恩怨，以工作大局和集体利益为重，同心同德地搞好工作。

学校办公室工作的特点


1.政策性 学校办公室工作是为学校领导工作服务的，在协助领导贯彻党和国家的
路线、方针、政策方面，负有重要的责任，它的每一件工作都与党和国家的 方针、政策的具体贯彻落实有着密切的联系。办公室的工作人员，处理文件， 接近领导同志，了解一些秘密，参与一些活动，事关重大，稍有差错，就会 造成重大影响。为此，要经常分析本系统、本单位执行党和国家的方针、政 策、法规的执行情况，将执行中的成绩、经验、缺点和问题以及建议，定期 向领导汇报，以保证本系统、本单位在政治上和党中央保持一致。工作人员 在起草每一份文件时，都要认真研究与起草文件内容有关的政策、法令，力 求每一份文件在政治上与党和国家的执行政策相一致；在调查研究每一个问 题时，也要认真研究与此问题相关的方针、政策。通过调查研究，既要肯定 过去政策的正确一面，也要发现一些不足及新出现的问题，从而不断完善和 补充新政策。文件处理过程中也要注意上级发布的新政策，要及时协助领导 贯彻执行，下级文书中反映出的政策问题，正确的要予以表扬肯定，错误的 要批评纠正。因此，办公室工作人员和干部都应该自觉地把学习掌握党和国 家的方针政策当作自己的基本功，力求能够正确掌握政策的精神实质，在工 作中不断提高自己的政策水平。
2.服务性
　　办公室工作的性质决定了它是为领导服务的，它本身不能脱离领导工作 而独立存在。它的一切工作都是围绕领导工作展开的，领导工作涉及到哪里， 它的服务范围就延伸到哪里。为领导工作服务，是它最根本的属性和特点。 其出发点和作用应该是为领导在工作中创造方便条件，以便提高工作效率和 质量。
此外，还因为领导就是服务，领导服务的对象也就是办公室服务的对象，
因此，为广大师生员工服务，也是办公室的重要责任。因此，办公室所有工 作人员，都应当牢固树立服务思想，全心全意地做好本职工作，真正地做到 优质服务。宁可自己麻烦几遍，也不让领导为难和不便；对广大师生员工， 要热情、诚恳、谦虚，切忌让人感到有门难进、脸难看、话难听、事难办的 感觉；准确地深刻地领会每项工作的目的和意义；对服务对象的情况了如指 掌；熟悉本机关各职能科室的职责范围和情况。
3.综合性 办公室的工作内容和活动方式具有鲜明的综合性和全面性。这体现在以
下三个方面： 首先，其内容涉及到本单位的全部工作。凡是学校领导抓的工作，办公
室都要了解、辅助。对一个学校来讲，学校领导既要抓教师的管理工作，又 要抓学生的管理工作，也要抓思想政治工作，还要抓后勤工作等等。有关职 能部门按照分工只管其中一个方面的工作，而办公室与这些部门的最大不同 点，就是它虽然不主管这些工作中的任何一项，却与每一项工作都有关系。 也就是说，领导不论抓哪一方面的工作，都要办公人员协助。所以办公人员 对每一个方面工作的情况、问题都要了解，都要研究，都要提供意见。甚至

有些其他部门都不管的事情，只要领导交办，办公室就得管。因此，各级各 类学校的办公室对本单位的全部工作都要关心，了解工作进展情况，调查了 解工作中的问题，主动提出改进意见，供领导决策时参考，使自己所从事的 具体工作很好地为领导服务。
　　其次，办公室工作的活动范围是全面的。学校办公室人员要参加各种会 议。领导班子会议、领导召开的各级干部会议要参加，本系统所管理的每个 具体单位召开会议，必要时也要陪同前往，这一点与其他部门是不同的。例 如，领导班子开会，学校的秘书等人员可以参加，而其他部门的人员，除特 殊原因外，一般均不参加。
　　最后，办公室作为领导的助手、办事机构，外单位或者下级单位来找学 校领导联系工作或汇报情况，不论其内容如何，都可以先找办公室人员取得 联系。从这个意义上讲，办公室是一个领导的对外联系窗口。任何单位、任 何人来本学校联系工作，办公室都有责任接待，按对方提出问题的不同内容， 分别进行处理。
4.被动性 办公室工作的被动性主要体现以下两个方面：一是办公室对学校领导工
作只能起辅助作用。处理任何问题，都只能根据领导的决定、协议和指示精 神办理，而不是代替领导做决定。二是办公室工作是直接围着领导转的，除 了日常的或事先安排好的工作外，有很多工作是事先不能预料的、偶发的、 临时交办的，具有很大的被动性。当然，这也不能完全否认办公室工作的主 动性，而且为了更好地服务，应在被动中争取主动性，对那些例行的和程序 性的工作，要依据例行程序把服务工作做在前面。力争做到领导没想到的办 公室事先想到，领导想到的办公室帮助想得更周到，主动提出建议，领导交 办的事项要抓好落实。这就要求办公室工作人员具有全面的应变能力。
5.机密性
　　党和国家的方针政策及上级的意图，秘书工作人员因为工作的需要，常 常比其他工作人员早知道一些，在这些方针政策及意图还没有公布之前（包 括酝酿制定过程），属于机密。
工作中的重要情况，各种统计数字以及人员安排调动情况等，也都是机
密。对于这些情况和数字，秘书人员也必须严格保密，不经领导批准（或不 合既定制度），不得向任何人泄露。
学校办公室一项重要工作就是负责领导部门召开会议的组织工作和会议
工作，进而了解会议内容，而会议内容相当一部分是需保密的。在工作过程 中形成的文件、档案，凡属机密性的，不经领导批准（或不合既定制度）， 不得向外借阅，也不得向任何人泄露。同时，在文件运转过程中，要严格执 行保密制度，不得遗失。档案管理要注意安全，不得发生被窃和损坏事故。 这些是办公室工作机密性的要求单位的印信，一般都由秘书人员负责管理。 印章是每个单位职权方面的合法代表，印章（包括介绍信、证明信）被滥用、 盗用，都会给工作带来极大的损失。所以负责管理印信的秘书人员必须有高 度的责任心，不准违反既定制度滥用印信，更不得发生印信被盗用的情况。 秘书等办公室工作人员是领导的近身人员，了解领导的活动，知晓领导
的内惰，而这些也具有秘密性质。 总之，办公室人多事杂，办公室人员都应该熟知保密制度的内容，成为
保守机密的模范。


学校办公室工作的基本任务


　　学校办公室工作任务概括地讲就是：参与政务、掌管事务、搞好服务。 具体地讲，可分为以下几个方面：
1.收集资料，综合情况 办公室的首要职责就是收集资料，综合情况，向领导提供决策的根据。
应该经常收集、掌握以下三方面的最新信息：（1）党中央、国务院以及本单 位的上级主管机关所发的与本单位业务有关的方针、政策、法令、计划、决 定、指示。（2）本单位所领导的下级单位的工作进展情况，包括成绩、经验、 缺点、问题以及基本情况的统计。（3）与本系统业务有关的外界情况。所谓 综合情况，就是综合分析以上三方面的信息，指出本系统当前工作中总的形 势和应注意的问题以及应采取的对策，向领导班子汇报。这项工作可以是按 季度、年度做全面的综合，也可以就某项工作随时做单项工作的综合。
2.调查研究，制定政策 调查研究就是收集资料。它的特点是领导派人深入基层，就某个问题或
某个单位的全面情况，进行系统的调查，在掌握第一手情况的基础上，作科 学的分析，得出应有的结论，作为制定计划、制度的根据。
3.文书写作和处理工作
　　办公室负责整个学校的文件起草和文件把关工作。在办公室里主要由办 公室人员负责文件起草工作，调研就是把调查研究的结果写成文件，或把领 导指定的专门问题写成文件，除此之外，凡是以单位的名义发出的文件，全 部由办公室人员起草。有些业务性文件，可以由有关的业务科室先拟草稿， 但在正式发出之前，办公室人员要对文件的质量进行“把关”，“把关”的 要求是：检查文件在政治和政策上有无错误；文件的内容在事实上有无出入； 文字是否通顺，遣词造句以及标点符号是否准确；文件种类的选择、文件格 式和行文关系是否正确。文件拟好后，经过领导审查批准，由文印室（组） 负责打印或印刷。
秘书或秘书机构负责整个单位的文书处理工作。（1）凡是外单位发来的
文件，都由办公室文书科（组）办理收文、拆封、登记、批办、送办、催办、 回复等工作，保证文件及时得到处理。（2）凡是本单位发出的文件，文书科
（组）负责办理编号、登记、发放、询办等工作。（3）处理完毕的文件，文
书科（组）负责按年进行立卷工作。（4）单位的印章、介绍信、证明信，都 由文书科（组）负责管理。（5）保密工作由文书科（组）会同人事保卫部门 共同负责。机密文件函电较多的单位，在办公室内专设机要室，负责机密文 件的学习、传阅和保管。机密文件较少的单位，可由文书（组）指定专人保 管，不得与一般文件混在一起，以免泄密。
4.会议工作 在这项工作中办公机构的职责是：（1）根据领导确定的会议内容，起草
会议文件。（2）确定出席会议的人员名单。（3）发出会议通知。（4）会议 期间做记录。（5）起草会议的决议或纪要以及会议总结。（6）督促检查有 关科室安排好会场、食宿、交通等工作。
5.档案工作 档案是国家的宝贵财富。为了管理好档案，单位都由办公室指定专人管

理档案，档案管理部门的职责是：（1）指导、协助文书处理部门开展文书立 卷工作。（2）负责档案卷宗的归档工作。（3）保管好档案，保证档案的安 全。（4）开展档案利用工作（包括其他资料的阅览）。（5）负责档案价值 鉴定和过期档案的销毁工作。
6.接待工作 外单位来联系工作，办公室要负责接待，根据对方提出的问题，作不同
的处理。凡是重大问题，要向领导汇报，根据领导指示进行处理；凡是业务 性质的问题，转有关业务部门（科室）处理；属于一般询问、联系问题，由 办公室直接处理。
7.协调工作 办公室在日常工作中，需要协调的事情很多，涉及面较广，内容也较复
杂。从协调的工作内容来看，可分为政策、法规制定工作中的协调，制定工 作计划的协调，事务工作的协调。从协调工作涉及的范围来看，可分为地区 之间的协调、部门之间的协调、单位和机构之间的协调。协调工作的步骤主 要包括调查研究、听取意见、分析论证、做出结论和仲裁。
8.催办、查办工作 催办、查办工作主要是负责检查、督促、落实上级机关和本单位领导同
志的批示事项，以及上级机关交办的事项，并协助领导从各种信息和调查研
究资料中发现问题，提出建议，报经领导同志批准后进行主动办理。催办查 办是一项严肃细致的工作，大体经过来件登记、提出拟定意见、转办、催办、 协办或自办、审理材料、情况反馈、拟写结果报告等程序。
9.收发、印信、值班工作
　　值班工作的组织形式可分为：一般性值班、专设性值班、一般性和专设 性相结合的值班。值班工作的主要内容有：承办上级通知事宜；承办下级电 话、报告事宜；承办领导交办的事宜；节、假日和非工作时间做好和协助做 安全、保卫、保密、紧急文书处理和印信管理工作；负责公务接洽和来访接 待。
印信工作的主要内容有：负责印章的使用、保管；负责介绍信的开具和
保管；负责工作证的办理和管理等。 收发工作的主要内容有：负责报刊的订阅、分发、登记；负责信函的收
发工作等。
10.建议和提案的办理 建议和提案的办理工作主要包括人大代表的建议处理、政协委员的提案
处理、单位职工代表建议和职工代表大会的提案处理工作等。
11.后勤事务工作 后勤事务管理工作主要包括：办公用品物品管理、生活服务管理、车辆
交通管理、环境卫生管理、基建住房管理、医疗保健管理、财务管理等。
12.完成领导交办的一切工作任务。

学校办公室的主要作用


1，助手作用 为领导当好助手，是学校办公室工作的最基本的作用。办公室工作的一
个重要的内容就是文书处理，把领导机关、领导同志的文件、资料按照安全、

迅速、准确的原则和公文处理的有关规定高效率、高质量的处理好了，就为 领导工作的正常运转起到了助手作用，这是其一。其二，就是想方设法地为 领导节约时间，帮助领导把来自各方面信息、资料进行加工，对过多的文件 进行筛选，对过长的文件写出提要或摘要，以便那些最主要的、最急的事、 重要的事、大事及时地送交领导，得到及时批阅和处理。其三，帮助领导搞 好文稿审核把关，看行文、文件内容是否符合国家的方针、政策和法律法规 及与现行规定有无矛盾，涉及有关部门或地区的问题是否已经协商一致，文 件提出的政策界限、措施和要求是否明确具体和切实可行，文字表述是否准 确和简练及通顺，标点是否正确，文件格式是否符合规定，是否提请一定的 会议讨论等等。其四，为领导做好会务工作，包括会议准备、会议审批、会 议服务、会场记录、会议纪要整理、会议文件立卷等等。其五，搞好调研工 作，及时向领导提供所需要的情况和数字。其六，帮助领导做好查办、催办 工作，及时做好反馈工作，发现问题、堵塞漏洞，保证情况得到查办落实。 另外，办公室工作人员还要负责协助领导提案处理、公务接待、为领导工作 排忧解难等。
2.参谋作用 为领导同志出谋划策、当好参谋，是领导同志对办公室工作人员的信任，
也是新形势对学校办公室工作提出的新要求。办公室仅仅满足于当好领导的
助手，一般地做好收收发发、上传下达、承转运行等工作是不够的。特别是 在科学技术飞速发展，各项事业日新月异、领导工作日益繁重的今天，领导 决策民主化、科学化的要求愈益迫切。为了适应这种形式的要求，办公室当 好领导同志的参谋和智囊更加突出。一般讲，健全的领导决策程序包括发现 问题、确定目标、拟制备选方案、方案评估选优、实验论证、普遍实施几个 阶段。学校办公室的参谋作用主要体现在以下几个方面：
第一，发现问题、确定目标。办公室要善于发挥自己的聪明才智，善于
从宏观的角度去分析微观的情况，用长远的战略眼光去分析现实问题，用历 史的观点分析当前的倾向，捕捉重要信息和典型性意见，大胆地向领导提出 抓什么、从哪里突破、达到什么目标的建议，拿出自己的真知灼见，从而使 领导正确地选定目标。
第二，拟制预案。办公室为领导设计一个或多个预案，供领导参考。
第三，帮助领导选优评估。分析各种方案的优劣长短。 第四，在实施决策过程中，做好控制工作。及时提出补充、调整性意见。 第五，决策贯彻落实后，做好总结工作。总结出经验教训，为领导提出
完善化措施。 第六，在办文过程中，对需呈送领导的文件，不应原封不动地送交领导，
而应提出一种或几种参考性的意见。 第七，日常工作中，为领导搞好咨询工作。咨询政策性问题、情报性问
题、历史性问题、反馈性问题等等，从而使领导自己“耳聪目明”，在纵横 比较中科学决策。
3.耳目作用 当今社会是信息社会。信息是决策的基础，领导决策前、中、后过程都
需要信息。全面、准确、及时的信息是做出切合实际、正确无误的决策的依 据。要把做好办公室的信息工作提高到坚持党的实事求是的思想路线的高度 切实重视起来。尤其在当前，我们国家处于大变革、大发展中，新情况、新

问题层出不穷，错综复杂的社会变化节奏快，知识更新速度快，无论哪一级 决策都越来越不可能单靠以往的经验，而必须凭借新的现实数据、材料、知 识。对信息的依赖愈来愈强，要求愈来愈高，是现代化的科学的决策过程的 重要特征。在现代社会中，信息效率是质量、是生命。因此，学校办公部门 理应成为领导获取信息的一条非常重要的渠道和部门，成为“眼观六路、耳 听八方”的领导的耳目。办公室要发挥这种作用，应该善于上情下达和下情 上达。下情上达，就需要把下面的情况全面地、准确地、实事求是地向上反 映，既不能报喜不报忧，也不能报忧不报喜；既不能粉饰太平和错误地掩饰 问题，也不能见风就是雨，虚张声势；既要反映正面意见，也要反映不同的 意见；既要汇报成功的经验，又要汇报失败的教训。上情下达，就要准确、 全面地领会领导的意图和指示，把握上情的准确性、全面性、机密性和政策 性。当好学校领导的耳目，不仅善于收集、反映问题，还要善于调查研究， 发现问题和分析问题，发现一些潜在的、有倾向性和代表性问题，从而及时 向领导汇报和提出意见和建议。
4.门面作用 办公室工作人是在领导身边工作，工作作风如何，办事效率如何，一言
一行，一事一人，人们往往将其与单位的形象、领导的形象联系起来，是“门 面”、“窗口”和“关口”。说它是“关口”，办公室要把好文字关，用印 关、保密关，特别是文件、信息的上承下达都经过这里，说它是“窗口”， 办公室要内外和上下左右联系，群众来信来访，与各方人士洽谈工作，商办 事情，都需办公室出面。说它是“门面”，办公室工作人员往往代表领导处 理问题，代表领导办事，反映领导意图等。因此，若办公室纪律松弛，管理 混乱，效率低下，服务差劣，就会起到严重消极的负面的影响，这是必须克 服和避免的，而应该培养一支党性强、作风好、纪律严明、能力强的办公队 伍。

学校办公室工作的基本要求


　　学校办公室工作的性质和任务，决定了它的基本要求是：实事求是、准 确、及时、保密、不失职和不越权。
1.求实
　　实事求是是我们党思想路线的核心，坚持实事求是对于每一个人、每一 项工作来说都是很重要的。它对于学校办公室工作来说更有其特殊的重要意 义。这是因为：第一，学校办公室工作是一项综合性工作，办公室工作部门 是个综合性的办事机构。从工作内容上看，既涉及政治思想领域，又涉及业 务工作领域。工作政策性强，联系面广，办公室对上直接联系着领导，服务 于领导，对下联系着广大师生员工、服务于广大师生员工和人民群众，办公 室工作是否坚持实事求是，直接影响着领导和学校的声望和形象。第二，办 公室工作是领导工作过程的一个重要环节，实施着领导工作参谋助手的重要 职责。办公室工作人员在工作中所进行的调查研究，提供的信息，办文、办 会、办事中所提出的预案，参考意见，是否坚持实事求是，是否准确反映客 观实际，直接影响着领导决策的准确程度，影响着党和国家方针政策的贯彻 落实，关系着广大师生员工的根本利益。坚持实事求是的原则，要求在办文、 办会、办事各项工作中都必须坚持按照党的方针政策，按照领导决定、指示
　　
的精神办理；要求在提供信息、综合情况、调查研究工作中遵循客观规律， 准确反映客观事物的本来面貌；要求在上呈下达，联系内外，协调左右等各 项工作中不夹杂个人私念，说老实话，办老实事，做老实人，切忌圆滑，虚 伪；要求在其他程序性工程中务实、求实。总之，坚持实事求是的原则是学 校办公室工作的基本原则，是学校办公室工作人员应具备的基本素质。
2.准确 办公室的任何工作都关联着领导的工作。可以说，学校办公室部门工作
的准确性，相当程度地保证了学校领导工作的准确性。学校办公室工作的准 确性，涉及的方面很多，简单地说，就是：办文要准，办事要稳，情况要实， 主意要慎，切忌丢三落四，粗枝大叶，马马虎虎。总之是只要准确无误，就 可事半功倍。做到这些，就须态度认真，作风过细。比如说办文，就应保证 文件的原文一字不错，保证文件的质量不被破坏。为此必须从起草、誊写、 校对、印制到呈批、传阅、登记、装封、递送、收拆、复制、分阅等等每一 步都不发生差误。有了错，就可能破坏文件的内容，降低文件质量。协助领 导审核文稿时，必须力求准确，数字要准、不能出现“可能”、“大概”、 “差不多”等字眼。为此要勤调研、勤想、勤问、勤记，养成严谨、细致、 负责的工作作风。工做出错有时虽是难免的，但错出多了就是个工作态度、 工作作风问题，而且会贻误大事。办公室工作的质量如何，代表着一个学校 的面貌。“准确”是提高时效的基础，也是反对官僚主义、文牍主义作风的 一种保证。
3.及时
　　所有的文件都有自己的使命，所有的文件都是为了办事而发的。一切要 办的事，欲达目的，都有两个要求，一是准确，二是时限。二者任何一条失 误，事情就办不成。时限就是尽可能缩短周期，简化过程。中国有句谚语， 叫“一寸光阴一寸金”。“时间是金钱，效率是生命”已成为人们的共识。 学校办公室处理工作的快慢、效率的高低，往往直接影响学校领导工作 的进展，关系到学校全局的运转，有时会因为办事不及时，丧失良机，贻误 大事，造成严重后果。因此，办公室承办各项工作，都要按要求拟定，迅速 办理，不拖拉，不怠慢，做到及时，迅速。当前，办公室工作中的主要问题 是效率低，不适应形势的要求。原因有二，一是作风拖拉，二是工作制度不 科学。作风问题导致的结果，是不深入实际，不了解情况，不解决实际问题。 工作制度不科学导致的结果，是责任不明，秩序不顺，不能充分发挥效能。 这后者的责任主要在办公室。两者的共同表现则是工作不力，效率不高，学 校领导同志浮在上面，陷入“文山会海”。这与现在的新形势是不适应的。 文书处理工作提高效率的出路之一，是改变工作手段，实行办公自动化， 利用现代技术办理一些能办的事情，例如传递信息、检索资料、屏幕编辑、 电话传真、财务处理等等。二是办公室工作还应建立科学的工作制度，减少 环节，简化手序，精兵简政，注意精简文件，反对官僚主义和文牍主义。中 央早就指出，官僚主义所带来的消极方面突出的表现是五多五少：会议多， 联系群众少；文件报表多，经验总结少；人们蹲在机关多，认真调查研究少；
事务多，学习少；一般号召多，细致地组织工作少。
4.保密 严守党和国家的秘密，关系着全党、全军和全国人民的根本利益。由于
政治斗争的需要，党政机关制发的文件大部分都具有不同程度的秘密性，尤

其是高级领导机关制发的文件，有许多涉及党和国家的重大决策，涉及国家 政治、经济、军事等核心机密，是敌人猎取的主要对象。学校办公室工作人 员经常接触领导同志和一些文件，参加一些会议，了解一些机密，如果不注 意，一旦泄露，落入敌人手中，会危害党和国家的安全，给我国社会主义事 业造成很大损失。这里有两个方面的要求，一是在工作中采取措施保证文件、 资料的安全，如恰当定性，在包装、运转、拆封、知密范围和传达中制定安 全措施；二是有关人员要保证自己知密不泄密。对于学校办公室工作的安全 与保密问题，务必引起思想上的足够重视，并在组织措施上给予必要的保证。 定期进行保密教育，要求每个工作人员不该说的机密不说，不该记录的不记 录，不在非保密本记录，不在私人通信中涉及机密，不在公共场所和在亲戚 朋友之间谈论机密，不在不利于保密的地方存放机密文件、资料，不在普通 电话、明码电报、普通邮局传达机密，不携带机密文件和资料观览、参观、 探亲和出入公共场所等。
5.不失职、不越权 不失职、不越权是指办公室工作人员在工作中，要忠于职守，尽职尽责，
要摆正领导与办公室工作人员、领导工作与办公室的关系的位置，要把握一 条“界限”，即不能越权、越位，不能干预领导工作。我们之所以把它作为 办公室的原则，是因为：第一，办公室工作是从属于领导工作的，这就使办 公室工作人员有机会比较直接地接触领导同志。办公室工作人员处于领导和 基层中间。处在领导同志身边，就这一点来说，办公室工作与其他部门的工 作比较，有它的特殊性。办公室工作人员在工作中虽然没有行使权力的职责， 但却掌握着运用领导权力的渠道和手段。比如通过各种文件、印信、电话、 电传等上呈下达；为领导决策提供信息、建议、预案；为下级请示上级要解 决的问题提出拟办意见，并具体承办落实、答复；根据领导指示和授意办文、 办会、办事，等等。办公室工作的这种特殊地位、特殊作用，就为办公室工 作人员在工作中带来了“越权”的可能性。在实际工作中这种“越权”的现 象也是存在的，比如，有的人借办公室工作的特殊地位，借用学校领导的权 力，写条子，打电话，为自己谋取私利。失职是不负责任的表现。“越权” 不仅是最大的失职，而且是一种违反政治纪律的行为。这是办公室工作绝对 不允许的。第二，办公室的职责是参谋助手，参谋助手是辅佐性的，不是主 导性的。办公室人员在工作中，在为领导决策提供信息、建议、预案中，要 严守一条界限，即只供领导参考。办文、办会、办事要严格按照党的方针政 策，根据领导意图去办理。决策、指示、交办是领导的职权，办公室人员不 能把自己的意见强加于领导，不能凭自己的主观意图行事，不能干预领导权 力的实施，更不能“越俎代疱”。办公室人员要在参谋助手这个职权范围内 大胆探索，积极提出建议，提供领导决策参考的预案，做到既不失职，又不 越权。
6.落实 办公室的每一项工作都很具体，有的还很琐碎、繁杂。比如印发一份文
件，不仅每一字，每一个标点要准确，而且印多少份，发给哪些单位，信封 怎么写，等等，都要一件件地落实到底。协助领导安排一个会议，不仅每一 个环节都要通知到，而且每一个环节都要落实。不能虎头蛇尾，只埋头耕耘， 不问收获。这些具体工作，看起来都是小事，但都和大事联系在一起，稍有 疏忽，有哪个环节没有落实，就会出大问题、捅大漏子。所以办公室工作必

须狠抓一个“实”字，事无巨细都要按轻重缓急，一件件地落实，并进行督 促检查。

学校办公室工作的指导思想


　　中央办公厅把自己工作的指导思想概括为：围绕党的总目标、总任务， 做好“三服务”，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服 务，为人民群众服务。实质上，这也是各种学校办公室工作的指导思想，推 而广之，办公室工作的指导思想就是：为直接领导服务，为相关的各级领导 服务，为广大师生员工服务。
1.为上级领导和领导机关服务 从办公室的服务对象来讲，比较直接地为上级领导和学校领导服务的主
要内容，大体有以下四个方面：（1）报送信息。向上级教育行政主管部门报 送信息，主要是对党中央、国务院制定的各项方针、政策贯彻落实情况的反 馈；对上级领导的决议指示和工作部署贯彻落实情况的反馈；本级领导班子 一个时期的工作部署；主要负责同志一个时期的重要思想和重要活动；典型 经验；方向性、苗头性的问题，干部群众的呼声反映、重要社会动态等。向 上级报送信息，要精心筛选和提炼，要做到事实准确，内容新颖，文字简洁， 意义深刻，传递迅速。既要报喜，又要报忧，尽量报送高层次的信息。（2） 上级下达的指示、决定，要求下面贯彻落实的要从快办理落实，并及时呈报 办理结果。（3）上级领导指示要求查办的事情，要认真办理，及时呈报办理 结果。（4）上级交办的其他事项，要做到件件有结果，事事有回音。
2.为本级领导和领导机关服务
　　办公室工作最直接的大量的是为本级领导和领导机关服务。与此同时， 也直接地或间接地为上级或下级服务。从总体上讲也体现了三个层次的服 务。但工作的直接对象主要的还是本级领导和领导机关。
3.为广大师生员工服务
　　办公室工作为广大师生员工服务比较直接的大体有以下几个方面：（1） 向学校各职能部门、广大师生员工通报信息、传递经验、印发文电。（2）承 办学校各职能部门、广大师生员工向学校的请示、报告事项。（3）接待广大 师生员工来人联系其他方面的工作事宜。（4）接待工作。三个层次的服务， 总的要求是准确、及时、优质、高效、热情、周到。
上述三个服务层次相互联系、相互依赖，又互相区别，不能相互割裂和
孤立，它们本质上实际就是为人民服务在学校办公室工作的具体化。当然， 它们在服务对象上、服务方式方法上、服务内容上、服务要求上都有所不同， 要区别对待，认真探讨服务规律，提高服务水平。

学校办公室管理的内容


　　学校办公室管理从它涉及的方面而言，其内容包括队伍的管理、基本建 设的管理、财务的管理、总务的管理、膳食的管理、卫生保健的管理、住房 宿舍的管理、车队管理等等。
　　如果换一个角度来考虑，管理的要素无非有人、财、物、时间、信息和 事件六者。办公室管理，不论是上述哪一方面，都必然要面临一个共同的问
　　
题，就是如何对待上述六个要素。因此，在分述具体方面的管理内容之前， 先说明管理的六个要素，以便对办公室管理有一个立足较高的整体把握。
1.人的管理 本世纪以来，整个管理学的发展，从科学管理时代进入行为科学时代，
人的管理成为管理学在当代的发展趋势。人的管理是一切管理活动的核心， 发挥人的潜能，调动人的积极性，实现人的价值，是管理的根本任务。正如 邓小平同志所说：“所谓管理得好，主要是做好人的工作。”
　　人的管理，包括对人的安排使用、培养、考核等。用人要唯贤是举，知 人善任，使人尽其才，各尽所能。
　　这就要求学校领导要有爱才之心，识才之眼和用才之胆，既要用人之长， 又要容人之短，做到用人不疑，疑人不用。
　　培养人才也是人的管理的一个重要方面。学校办公室是服务部门，对管 理人员和工作人员都有较高的要求。因此，必须有计划地采取多种形式和途 径，组织职工学习管理科学知识，掌握现代管理方法和技术，学习各项工作 的专业知识，使其成为相应岗位上的合格人才。
　　对人的管理还要有制度约束，要有工作绩效的考核。必须建立健全岗位 责任制、考核制和奖惩制，把责、权、利结合起来，从而使各部门管理人员 和工作人员都能围绕共同的目标，搞好工作。
2.财的管理
　　学校财力，是指学校财政可以支配和动员的力量，其物质体现就是货币。 根据货币基金的不同来源和不同职能，可分为学校财务管理事业费（预算内 资金）、基本建设费、预算外资金等方面的管理。
预算内资金的管理与分配，应该在“实事求是，量力而行，统筹兼顾，
综合平衡”方针指导下，兼顾办公、生活等各方面需要，充分发挥财务管理 对各项工作的促进、调节和监督作用，以取得最佳经济效果。对于基本建设 经费和管理，核心问题是提高投资的经济效益，主要表现在基建资金所形成 的固定资产的数量和质量、形成固定资产的时间（建设周期）以及项目使用 效益上。基金的管理，总的来说，要认真贯彻党和国家的财经方针，维护财 经纪律，正确处理国家、集体和个人利益的关系。
3.物的管理
　　物资是工作和办公的必要条件，物的管理在管理中处于十分重要的地 位。物的管理包括购买、贮存、使用、维修及流通等。其根本任务就是优质 地、不间断地、齐备地、按质按量地提供所需物质的活动。物资管理，必须 贯彻“制造和使用相结合”、“修理、改造和更新相结合”、“技术管理和 经济管理相结合”、“专业管理和群众管理相结合”以及“预防为主、维修 保养与计划检修并重”的原则，努力提高完好率和使用率。对消费物资的管 理，要供应及时，加强控制，杜绝浪费；要建立市场联系，打通购销渠道。
4.时间的管理 有效地利用时间，是提高工作效率的先决条件。管理时间，第一，要惜
时，应该树立“时间就是金钱”、“时间就是效益”、“时间就是生命”的 观念。领导者既要珍惜自己的时间，又要珍惜别人的时间；管理人员和工作 人员不但要遵守作息制度，还要挤出时间学习，抓紧时间工作，从而“给时 间以生命”。第二，要合理安排和使用时间。必须加强工作的计划性，把各 项工作做到前面，不失时机地提供优质服务。

5.信息的管理 信息是指通过文字、数据或信号等形式来表现的、可以传递和处理的对
象。信息是各级管理决策的依据，信息的获得、传递及反馈是管理的重要内 容和手段。管理是一种有目的有组织有计划的活动，目的的确定，机构队伍 的建立，计划的制定，各项工作的进展，各个环节的联系及各方面关系的协 调，都要有足够的、准确的信息。因此，必须建立完善相应的组织机构，明 确各自在信息管理上的职责范围；亦需要引进电子计算机技术，建立管理信 息系统，实现信息管理的科学化、现代化。
6.事件的管理 就是处理工作中的具体事务。办公室有关部门的权限和职责不同。学校
领导要善于抓大事、要事，做到工作有计划，不为琐事缠身。执行部门要针 对本单位具体情况，认真贯彻上级指示并及时反馈有关信息。学校办公室管 理人员都要学习科学的管理方法，深入第一线，善于发现问题、分析问题、 采取措施及时解决。

学校办公室管理的主要方法


　　管理方法是各种能保证管理活动按预定的方向发展，最终达到管理目的 的专门手段、途径和方法。
1.行政方法
　　（1）行政方法的特点。行政方法是指依靠行政机构和领导者的权力，通 过强制性的行政命令，直接对管理对象发生影响，按照行政系统来管理的方 法。这种方法的主要特点是。以民主集中制为原则，以鲜明的权威和服从作 为前提，用经济外强制手段直接指挥下属的管理活动。具体讲：①它具有权 威性，它的管理信息的接受率与沟通，在很大程度上取决于发讯人的权威， 发讯人的权威越高，受讯人对信息的接受率就越高。而利益原则是间接地通 过发讯人的权威体现的。②具有强制性。它通过国家权力机构发出命令、指 示、规定、指令性计划等，要求人们在思想上、行动上、纪律上服从统一的 意志，但主要是原则上的统一，允许人们在方法和策略上的灵活。③阶级性。 在社会主义国家中，行政命令掌握在人民群众手中，起着维护国家、集体利 益的作用。④时效性。它在实施的具体方式上因对象、目的、时间变化而变 化，只在某一特定时间、地点和对象上适用，具有一定的时效性。⑤具有一 定的保密性。实施过程中的行政命令、指示、计划、规定，往往在某一阶段 和某种范围内具有保密性。⑥垂直性。行政命令是通过行政系统、行政层次 来管理的，一般是纵向直线传达执行，是垂线传递，基本上是“条条”管理。
　　（2）行政方法的优点和缺陷。行政方法有许多优点，它能使多因素的管 理系统集中统一，便利于管理职能的发挥，具有很强的针对性，能处理特殊 的问题；而且可以在总目标下，因时、因地、因事、因人而采取具有一定弹 性和灵活性的手段；能在非常时期，尽快高效地利用人力、物力、财力。其 缺陷是，它的管理效果受领导水平的影响，很大程度上属于“人治”，不便 于发挥子系统和下属的积极性，横向沟通十分困难，信息传递迟缓，失真严 重等。
（3）运用行政方法的原则。科学地运用行政方法必须坚持以下原则：
①依法使用。就是说要在法规允许的范围内使用，并对实施负有一定的

责任，反对不分青红皂白地滥用，搞惩办主义。
　　②使用适度。一个好的管理者，不能事事靠行政命令。靠“发号施令” 显示权威，无一不在实践中摔跤。从实践经验来看，可以使用行政方法大体 上可归纳为以下几种情况：一是紧急时用，任务紧急必须采取紧急动员的方 法，否则将会造成不可弥补的损失；二是履行职责时用，为了履行管理者的 职责，必须使用行政方法。如财会主管拒绝违反财务制度的开支等；三是协 调时用，当各部门、工种、人员发生扯皮、矛盾用协商办法无效后，需领导 者“拍板定论”，明确各自的责任范围，以便尽快解决矛盾，理清关系，使 工作顺利进行。
　　③效能原则。办公室部门多、人员杂、事务繁重，一部分能量往往被消 耗在重复劳动和彼此摩擦、碰撞之中的现象时有发生，这种“关联阻滞”现 象，单凭“自觉”难以奏效，必须用行政方法，明确规定，该干什么，不该 干什么，负多大责任。
　　④制衡原则。办公室掌握着单位和部门的人、财、物大权，必须有监督 约束体系，通过行政方法可以建立一个“多维约束体系”，即“以权力约束 权力”的体系，以保证工作人员的廉洁。
2.立法的方法 作为管理方法的一种方法，不仅包括法律的制定和实施，同时还包括由
国家的各级机构以及各个管理系统制定和实施的各种类似法律性质的社会行
为规范。在社会主义制度下，法律法规是为广大群众利益服务的。 立法的方法具有规范性、强制性、稳定性、概括性和可预测性的特点。
这些特点决定了它宜于用来处理共性的一般问题，便于集权和统一领导。立
法规范的制定，也使得各个管理系统的管理能很方便地进行，使得权利与义 务分明，赏罚分明。它能使管理有一种自动调节的功能，不必经常进行大量 的调整工作，这些都是其他管理方法所不具备的优点。但是，正因为立法方 法的上述特点，也使得缺乏灵活性和弹性，不便于处理特殊问题和及时处理 管理中出现的新问题，而且由于其具有强制性，因此有时会不利于子系统发 挥其积极性、主动性和创造性。
立法方法在管理中具有重要的作用，它能保证必要的秩序，使管理系统
具有稳定性，能够调节管理因素之间的关系，对管理系统的发展有促进作用。
3.经济的方法 经济的方法是指依靠经济组织，按照客观经济规律的要求，运用经济手
段进行管理的方法。
　　经济的方法的特性，在于它具有：①客观性。也就是在管理中采用经济 的方法，是客观经济规律的要求，具体制定和实施经济的方法，必须符合客 观经济规律。②阶级性。在一定的阶级社会中，经济的方法同其他方法一样 不可避免地具有阶级的烙印。社会主义社会中所采取的经济方法是符合工人 阶级和广大劳动人民的利益的。③一致性。经济方法必须与整个国民经济计 划相一致。在一个地区、一个部门、一个企业，同一定经济指标的制定必须 是相一致的。④利益性。这是经济方法最根本的特性，也就是说经济方法必 须符合社会主义的物质利益原则。具体地说，就是要把劳动集体及个人的物 质利益与其工作成果相联系。⑤多样性。对不同部门、不同地区，在不同的 时间，采用的经济方法也不同。⑥技术性。运用经济方法需要制定各种经济 指标，而各类经济指标的制定必须牵动广泛的技术知识，因而它具有技术性。
　　
⑦公开性。采用经济的方法是为了充分调动劳动集体和个人的积极性，以促 进生产的发展，只有将各项经济技术指标公开，才能取得预期的效果。
　　经济方法的优点在于：①由于直接建立在利益原则的基础上，被管理的 对象对信息的接受率较高。②便于分权。利用经济制约后可给组织较多的自 主权，如人权、物权、财权、经营管理权等。③能充分调动各级子系统的积 极性和主动性。由于分权后各级管理人员有职、有权、有责，检查管理的优 劣可从管理的效果出发，便于充分发挥积极性、主动性、创造性。
　　应该说明，经济的方法通过正确处理各方面的物质利益关系来进行管 理，虽然是管理的一个极为重要的、有效的方法，但绝不是万能的方法。在 实践中对经济方法的滥用，将削弱这种方法的作用，在某些场合，甚至会产 生反作用。因此必须把经济的方法同其他管理方法有机结合起来，使之相互 补充，互相促进。
4.宣传教育的方法 宣传教育的方法是管理行政方法、立法方法、经济的方法的重要补充。
如果管理的经济方法主要是用物质利益来刺激管理对象的积极性，那么宣传 教育的方法则主要是通过宣传，使人们对已制定的各种方法加深理解，认识 各种方法的综合作用；通过思想教育，激发人们的积极性和创造精神。实践 证明，法令、方针、政策、规章制度等执行的好坏，与对它们的宣传是否得 力密切相关。
宣传教育的方法，在社会主义精神文明和物质文明建设中是必不可少的
方法。这种方法依据于真理的可认识性、动机的可激发性，表现出许多特点：
①启发性。即注重于启发人们自觉地指向共同的目标，并采取行动。②利益 性，着重宣传大系统的共同利益。③灵活性。应因时、因地、因人而异。④ 长期性。正确的世界观、人生观的确立，科学文化知识的积累，都不是一朝 一夕之功，为此必须常抓不懈。
办公室的思想教育的工作内容可分为两大部分，一是系统的理论思想教
育。如马克思主义基础理论教育、爱国主义、集体主义、社会主义思想理论 和道德教育等。二是日常的思想政治教育。如现行的法规、法制教育、职业 道德教育、针对实际进行的个别教育等。
办公室的思想教育必须遵循下列原则：①自我教育的原则。对工作人员
存在的各种思想认识问题，只能采取民主讨论、启发诱导、说服教育的方法， 而不能采取压服强制和命令主义的方法。②全员教育的原则。每个人都有自 己的长处和短处，教育和被教育是可以转化的，要相互学习，在互相教育中 共同提高形成群众性的强有力的全员思想教育工作。③理论联系实际。必须 善于用马克思主义的立场、观点和方法去分析现实中的基本问题，切忌空洞 无物、苍白无力。④言教和身教相结合的原则。身教重于言教，二者相结合， 是我们党的优良传统，也是获得群众支持的重要条件。

学校办公室工作建设


　　办公室内部建设如何，直接关系到学校的教学质量、办事效率和职工精 神面貌，关系到学校及领导的形象。群众往往根据办公室工作人员的一言一 行、一举一动来评价学校的领导干部和工作作风。所以，办公室要不断搞好 办公室的思想作风建设、制度建设、业务建设和环境建设，从而实现办公室
　　
工作的规范化、制度化、科学化。
1.制度建设
　　（1）制度建设的意义。制度建设是现代行政管理学、政治学研究的一个 重要课题。加强制度建设是实行管理工作的重要内容。加强制度建设是实行 科学化管理工作的重要课题。加强制度建设是实行科学化管理工作的重要内 容。一个学校的管理工作如何，直接影响该学校工作、教学和学习效率的提 高。而管理工作又主要靠建立健全各项规章制度，实行法制，以此去规范人 们的行为。那种认为随着现代化程度、业务技术水平和思想政治觉悟的提高， 就可以取消或放松制度建设的思想是毫无道理的。历史的经验告诉我们，在 制度建设上有两种倾向必须克服：一是无章可循，二是有章不循。这就必须 使办公室工作人员从思想上提高认识，增强法制观念，把制度建设作为民主 和法律建设的一个重要方面，认真抓好，抓出成效。
　　办公室制度是办公室工作人员在办公、办事和处理其他事务活动中，必 须遵循的政策、法令、法律法规和有关的章法。我们党和政府十分重视办公 室规章制度建设，先后颁布了一系列行之有效的规章制度。这些规定对于清 除办公室工作方面的积弊，克服官僚主义、形式主义和文牍主义、提高工作 效率，起了重要作用。
（2）办公室规章制度的种类。办公室的规章制度种类繁多，按其涉及范
围可划分为：全国性规章制度、地区部门性规章制度和单位规章制度。按其 内容和作用来分，可分四类：一是职责类规章制度。这类规章制度主要明确 部门或人员的工作范围权力和职责，通称为岗位责任制；二是业务标准类规 章制度。这类制度主要明确人们的工作应该达到的质量和数量标准；三是工 作程序类规章制度。这类规章制度，主要是明确工作程序，要求人们必须按 照一定的顺序和规则去工作，以实现业务工作的程序化和系列化，克服紊乱、 积压、违反办文、办事等混乱现象；四是奖惩类规章制度。对惩奖内容做出 具体明确规定。建立规章制度的目的在于确保工作的正常秩序，使人们的言 论和行为有章可循，并符合客观事物的联系和运动规律，从而提高工作、生 产或学习效率。离开这一根本目的，任何规章制度都是没有实际意义的。
（3）制定办公室工作制度的原则。为确保办公室工作制度建设的正确开
展，使每项制度真正切实可行，充分发挥作用，在制定规定规章时必须贯彻 下列原则：
①系统性。世界上的事物总是互相联系、互相制约的。一个学校，不论
大小，它总是与上下左右一些单位发生各种形式的联系，不可能与外界隔绝， 孤立的存在。一项规章制度的制定，既要考虑到历史，又要考虑到现在，既 要符合上级的有关规定、章法，又要注意与左邻右舍单位的大体一致。把事 物的这种客观联系性反映到规章制度中，就表现为制度的系统性。贯彻系统 性的原则，一要注意纵向联系，保持上下一致。一个学校制定的规章制度， 首先要研究与党和国家的政策是否一致，与上级的有关规定是否一致，决不 能有违背或抵触。这是一个组织原则问题，必须十分注意。教育部门的规章 制度，只有充分体现党和国家的有关政策、法令和上级机关的规定要求，它 才能有权威性和组织上的保证。二是注意横向联系。保持平级单位之间大体 一致，防止群众在执行中互相攀比、责难，甚至出现甲单位的规章制度中有 指责乙单位的条文。三要注意历史和现实的联系。保持规章制度的连续性。 就一个学校来说，今天制定的各项规章制度，无疑是昨天各项规章制度的完

善、继续和发展，而不是完全的否定或翻版。只有把历史和现实有机地联系 起来，保持其系统性，才能更充分地发挥规章制度的作用。
　　②可行性。一项规章制度是否具有可行性，是决定该项规章制度生命力 的关键所在。无可行性的规章制度，必然流于形式，成为一纸空文。规章制 度的可行性，是由它的实践性决定的。实践是检验真理的唯一标准。一项规 章制度是否真正切实可行，关键在于它是否在实践中形成，而又能够能动地 指导实践。这里有两种倾向是必须注意的。一是脱离实际，主观臆造，把根 本办不到的事情硬写成规章制度的条文；二是事无巨细，什么都写成规章制 度，使人们的行动难以机动、灵活，影响积极性、创造性的发挥。
　　③群众性。这一原则，是群众路线的体现，是防止少数人闭门造车，使 制度脱离群众，脱离实际，流于形式的根本保证。管理制度关系到广大师生 员工的切身利益，群众最关心，也最了解具体情况，也有真正发言权，只有 走群众路线，规章制度才具有群众基础，才能切合实际。贯彻这一原则，必 须着眼于大多数。如制定某项工作的质量标准和时间要求时，就要看多数人 经过努力能不能达到，绝不能把少数人能达到的标准作为普遍要求，写成制 度，强行执行，同样道理，也不能置多数人能达到的标准于不顾，而迁就少 数人的要求，致使多数人的积极性受到挫伤。
④相对稳定性。办公室规章制度要适用于一定的历史时期和一定的范
围，即在时间上和空间上，有相对的稳定性。如果朝令夕改，不仅使人们无 所适从，造成管理上的混乱，也不利于广大师生良好道德行为的形成。
⑤效用性。规章制度一旦确定，就具有权威性和强制性，人们必须执行，
规定人们能做什么，不能做什么；应该怎么做，不该怎么做。而要保证规章 制度的权威性，就必须使它具有效用性。其效用就在于能够引导和制约工作 人员的行为，保证各项工作的顺利开展和正常运转，因而各项规章制度必须 反映和适应教育事业发展的客观规律。如果规章制度已失效，就应该废除或 改革。
（4）规章制度制定的程序。规章制度制定程序：一般要经过酝酿、成文
和审批三个阶段：①酝酿阶段。主要是进行调查研究，总结历史经验，听取 群众意见，学习党和国家的政策、法律、法令和有关规定，做到既吃透上级 精神，又弄清下面的情况。这样才能使规章制度立于可靠的基础之上，防止 脱离实际纸上谈兵，流于形式。②成文阶段。主要是将酝酿情况，包括调查 结论、历史的和有关部门的经验、群众意见、上级规定等等，进行综合研究， 研究最佳方案，组织撰写条文。③审批阶段。首先要将成文草稿交一定范围 的群众讨论，同时还要征求有关方面意见，再经综合、修改后，按审批权限， 提交有关机关或领导人审定、批准发布执行。以上过程是就制定规章制度的 一般情况而言。有些制度的制定也允许先指定专人起草条文，然后组织群众 讨论，再由学校领导批准、执行。
　　（5）规章制度的制定要求：一要职责分明。就是要明确工作任务、范围、 责任和权力。一项规章制度不明确这一点，势必造成职责不明，互相推诿、 搪塞、扯皮，而又无法追究责任和进行奖惩。二要工作标准清楚。就是在规 章制度中必须明确，一项工作应该怎样做，做到什么程度；不应该怎么做， 严禁怎么做。工作的数量、质量和时间要求等都必须阐述清楚。三是奖惩合 理。规章制度能否落到实处，发挥作用，关键在于定期进行检查、考评，给 予必要的奖励和处罚。奖励和处罚必须有根有据，合情合理，才能显示出规
　　
章制度的权威性。因此，有关奖惩方面的条款必须明确工作完成到什么程度， 取得什么成绩，就给予什么奖励。反之，工作出了什么漏洞和问题，造成什 么损失，应给予什么处罚。四要具有一定的灵活性。灵活性不等于随意性， 更不允许条文本身的模棱两可，含糊不清，随便进行解释。所谓灵活性是指 贯彻执行中的机动性和条文的适应性，也就是要给予责任者以必要的灵活处 置权，以使规章制度能适应千变万化的客观情况。五要准确简明。这是对规 章制度在语言表达方面的要求。规章制度不同于一般的文章，它的表现形式 和语言风格，应该具有准确、简明、便于记忆的特点。准确，是指用词得当， 判断正确，表达清楚，没有歧意。严禁使用“可能、估计、据说、大约”一 类的词语。提倡什么、反对什么，必须做什么，禁止做什么，等等，都要表 达清楚，不得有半点含糊。简明，是指无废话、空话、套话，篇幅尽量短少 精悍、条文化。这样才便于理解、记忆和贯彻执行。
　　（6）规章制度的落实。制定规章制度的根本目的在于应用，即用以指导 和约束人们的行为，取得工作、生产、学习和其他各项活动的最佳效果。任 何一项制度制定后，都要在实践中加以检验。检验的标准是：看是否有利于 保证工作秩序，工作质量和效率；是否有助于发挥参谋、助手作用；是否有 利于工作的规范化和科学化管理。为了使规章制度真正变成工作人员自觉行 动，还必须采取有力措施抓好贯彻实施。
一要组织有关人员认真学习。深入讨论，并逐条、逐项、逐句地弄懂弄
通，变成广大师生员工的自觉行动，使人人都能以主人翁的态度，一丝不苟 的贯彻执行。
二要定期组织有关人员进行检查评比。鼓励先进，鞭策后进，并要通过
检查、评比，总结经验，研究、解决执行中遇到的问题，以不断推进规章制 度的贯彻实施。
三要随着情况的变化，及时进行修改、补充，使之日臻完善。当然，任
何规章制度一经建立，就需保持相对的稳定，不可朝令夕改，随意变动。但 随着客观事物的发展、变化，对已经不适合新情况的条款，有组织、有领导 地进行变革是必要的。决不能把规章制度视为一成不变的教条，墨守成规， 束缚人们的手脚，影响积极性的发挥。
2.组织建设
　　（1）办公室组织建设的原则和要求。办公室组织建设的主要任务就是建 立健全办公室工作的管理体制和人事管理制度，搞好学校领导班子和队伍的 建设。①办公室管理体制的建立，应本着精干和高效的原则。从本学校的实 际出发，因地制宜地进行，防止分工过细、机构重叠、业务交叉和人浮于事。
②人事管理制度应按照国家公务员制度和国家劳动人事部门的有关规定进 行。建立一整套适合本学校实际的人员的录用、培训、考核、辞退、管理制 度。③在干部选拔培养上，要把握综合条件。注意政治素质、思想品质、业 务知识和技术水平，坚持德才兼备的原则，对那些年富力强，坚持改革创新、 具有一定业务水平和组织能力、原则性强、奉公守法，办事公道、作风正派、 任劳任怨，具有一定群众威望的同志要予以培养、提拔和重用。④办公室领 导班子要求党性强、作风好、业务精、精诚团结，不相互拆台和指责，对个 人分管的工作敢于负责，不推、不拖。同时还要过好民主生活会，开展批评 和自我批评，不怕丑，不护短，不断改进工作作风和工作方法，提高领导水
平。

　　（2）办公室队伍合理结构的建立。在办公室队伍组织建设中，应注意建 立合理的队伍结构，这包括两个方面：
　　①办公室队伍结构应科学化。合理的队伍结构应该是科学化的，要对具 有不同气质、不同专长和能力的人，进行合理搭配，有效组合，使每个人各 得其所、各施所长，最有效地发挥群体功能，以适应社会主义现代化建设事 业发展的需要。
　　A.专业结构。专业结构是指具有不同专业知识、专业技术和专门经验的 人才的组合方式及其比例关系。办公室工作人员，如果没有各方面的专业人 才的合理搭配和组合，就难以发挥参谋、助手作用。因此，队伍结构既要有 懂得政治工作的，又要有懂得经济工作的，既要有“杂家”，又要有“专才”。 但无论哪方面的人才，又都必须懂得工作专业知识，成为工作的真正行家。 B.智能结构。智能结构是指具有不同文化程度及表现出不同知识、能力 的人员，组合成一个协调的有机群体。不同知识既有联系又有区别，互相依 存。智能的形成和发展是以知识为基础，但智能又具有相对独立性和自身发 展规律。可以说，智能是活化了的知识力量。人的认识能力、创造能力以及 运用知识的实践能力，通常是以一种总的能力即智能出现的。但作为群体中 的人，有的这方面能力比较突出，有的那方面能力比较突出；有的具有思想 家、战略家的才能；有的具有组织、协调、指挥的才能；有的善于口头表达； 有的善于书面表达；有的善于处理技术问题，把计划、方案付诸实施；有的 擅长处理大量烦琐的行政事务工作，等等。办公室群体的合理智能结构，应
该是由各种智能类型的人才按比例有机构成。
　　C.年龄结构。年龄结构是指在群体中不同年龄段的人员搭配、组合的状 况。人员年龄结构在不同层次，有不同的要求。年龄结构合理便于发挥每个 年龄人员的特长和作用。不同年龄的人具备各自的优势，老年人有丰富阅历 和深刻的观察力，思考周密，处事稳健，可起掌舵和顾问的作用；中年人年 富力强，一般具有创造活力和开拓精神，可起中坚和挑大梁作用；青年人思 想活跃，敏捷，富有朝气，工作节奏快。“老中青”按比例组合搭配，集三 者之长为一体，可以充分发挥群体的作用。
②队伍结构合理化
　　A.要努力提高现有人员的素质。人员素质是构成队伍结构的最根本的要 素。因此，采取一切有利措施，努力提高现有人员的政治素质和业务素质， 是实现队伍结构合理化的关键。一个人素质的形成和发展，主要是通过教育 和社会实践来实现的，也就是说通过教育和个人努力实现的。工作人员的高 尚品德、广博知识、多方面的才能，都需要进行系统的培养教育，包括“二 次教育”、终身培训和终身教育。对没有受过系统教育的人员，应该给他们 创造学习的机会，或脱产学习，或业余学习，或短期培训，以及边工作边自 学。这些都是提高素质的好途径。一个人素质的提高还离不开社会实践。实 践出真知，因此，要树立实践第一的观点，在社会生活和实际工作中去提高 自己的观察问题、分析问题、协调能力和灵活应变能力，并要学会总结经验 教训，把感性认识上升到理性认识，不断提高理论水平。
　　B.要从组织上对不合理的队伍结构现状进行及时的调整。对那些不适合 于继续从事学校办公室工作的人员，应该在做好思想工作的基础上，调到其 他岗位去发挥他们的特长。把那些适合而又愿意从事办公室工作的人，充实 到办公室队伍中来。
　　
　　C.从长远来说，实现队伍结构的合理化，还有待于用人制度的改革，真 正打破铁饭碗，实行人才的合理流动。随着人事制度改革和公务员制度改革 的深入，办公室队伍结构的建设将更加合理化。
3.业务建设 在改革开放的新时期，办公室工作面临着新任务、新要求，生动的实践
呼唤着科学的理论来指导，这就更加需要利用业务指导和加强纵向、横向联 系的方式，组织办公室人员探讨办公室工作的客观规律，深化改革，大胆创 新，不断丰富和完善以学校办公室工作理论，确立办公室的科学地位。
　　办公室业务建设的重点和内容应当是紧紧围绕党的总目标、总任务，根 据学校办公室不同时期工作中心的要求，发挥参谋助手作用，提高教学质量 和效率。就现阶段而言，要在突出全面贯彻“三服务”指导思想，尽快实现 “四个转变”，加强“三化”建设，发挥“四种职能作用”方面进行全面指 导。
　　业务建设的内容，大概应围绕以下几个方面进行：①培训队伍，提高人 员素质。这既是一项重点内容，也是一项经常性的工作。②改进工作方式和 管理方法。既要在总体上探索规律，又要在具体环节上总结经验，从而不断 地加以总结提高，使之更合理、更科学。③提高工作效率和质量。④认真总 结经验，积极进行理论探讨。从事学校办公室工作实践的同志，应当面向实 际，从实践和历史与现实中总结经验，使之系统化、理论化。这样就能够理 论和实践相结合，避免理论和实际脱节。
业务指导是业务建设的一项重要手段。上级教育行政主管部门对办公室
部门进行业务上的指导，可以使办公室从上到下、各层次、各岗位配合好、 衔接好，有利于交流经验，加强联系，密切配合。业务指导可采取综合指导、 分类指导、层次指导的方法。所谓分层次指导就是分级指导，按照不同层次， 不同要求，分级进行。业务指导可以采取以下几种形式：①培训人员。包括 集中、分散、综合、单项、分层次等形式的培训，或到专业学校进修、学习 和培训。②召开会议或以会代训。如经验交流会、理论研讨会、现场办公会。
③参观考察，组织人员到先进单位学习。④调查研究，检查指导。⑤开展竞
赛评比活动，举办展览会。⑥利用刊物或编辑资料传播信息、交流经验。
4.思想作风建设
　　《中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决定》中强调指出： “思想政治工作是经济工作和其他工作的有力保证”。坚持物质文明和精神 文明两手抓、两手硬，是我们党和政府的一贯方针。搞好学校办公室的工作 队伍的思想作风建设，是搞好学校工作的重要方面。
（1）要通过思想政治工作，增强工作人员的党性观念。 一是要坚持民主集中制的原则。这是党领导下的办公室工作人员必须执
行的根本组织原则。要充分尊重、维护、执行组织做出的决定，个人无权加 以改变；要对自己分工从事工作，做到尽职尽责；绝不能对上级的政策、规 定等采取实用主义的态度，有令不行，有禁不止，自行其是；更不能拿党的 原则作交易，对错误的思想行为不批评、不斗争。二是要无条件服从党的需 要。一切听从组织安排，不讨价还价，哪里需要就往哪里去；脚踏实地工作， 决不打小算盘，拉关系，吹吹拍拍，阿谀奉承；更不能因个人愿望没有满足 而埋三怨四，以至消极怠工等。三是要自觉地遵守纪律。纪律是执行路线的 保证，每个工作人员都要自觉遵守党的纪律，用党的纪律约束自己的言行，

注意克服不讲纪律的自由主义。不讲原则的好人主义等。四是要做维护团结 的模范。要处理好工作关系和同志情谊的关系，把讲原则和讲友谊统一起来， 建立牢固的团结的感情基础；要主动开展批评和自我批评，胸襟开阔，豁达 大度，互相信任和谅解，善于团结不同意见的人，不争名、不争利，不纠缠 于个人之间的恩恩怨怨；要赤诚相见，同甘共苦，分忧解难。五是要认真学 习马克思主义的理论。用马克思主义的世界观、方法论武装自己，作为自己 世界观和思想行为的指南；牢固树立群众观点，坚持群众路线，一切依靠群 众，一切为了群众。
　　（2）要通过思想政治工作，使工作人员牢记全心全意为人民服务的根本 宗旨，尽心竭力为人民谋利益。学校办公室工作人员应该把为人民谋利益作 为自己全部活动的出发点和归宿。一是要和人民群众心贴心，不要高高在上。 一切为了群众，一切依靠群众，从群众中来到群众中去的群众路线，是我们 党的优良传统。广大工作人员无论在哪里，想问题，办事情，都应该处处想 着群众，关心群众，先群众之忧而忧，后群众之乐而乐。只有这样，群众才 能与我们亲近，才能心贴心，才能得到群众真心实意的拥护。二是要正确运 用领导赋予的某些权力。工作人员的权力，都是党和人民给的，权力的大小 只意味着责任的大小，要把党和人民的利益放在高于一切的位置上，作为学 校办公室工作人员思想和行动的最高准则，有权更好地为人民服务，为党和 人民工作，而绝不能以权谋私。三是要有强烈的责任感和事业心。每个工作 人员所从事的每一项工作，都是同党的教育事业、人民的利益紧紧连在一起 的，这就要求工作中有强烈的责任感和事业心，尽好义务；不要认为自己是 为别人或某个领导工作，成天揣摩领导心意，走东串西，无事生非，自己不 好好干，还干扰别人；碰到问题，不是负起责任，而是上推下卸，绕道走； 不是主动积极地工作，而是被动应付；把自己当局外人等等。这都是没有责 任感和事业心的表现。在实际工作中，每个工作人员都应该坚持全心全意为 人民服务的宗旨，在自己的岗位上自觉地、扎扎实实地、满负荷地做好本职 工作。
（3）要通过思想政治工作，发扬无私奉献精神，立足本职积极作贡献。
中国革命和建设之所以能从胜利走向胜利，很重要的一点，就是有许许多多 的志士，为了党的事业，为了人民的利益，不惜牺牲，不计名利，忘我工作， 奋斗不息。学校办公室工作人员同样也要有无私奉献的精神。要发扬无私奉 献的精神，一是要坚定社会主义的信念，只有对自己所追求的社会主义、共 产主义事业信念坚定不移，才有精神支柱，才不追求眼前的私利，才能做到 无私奉献，才能大公无私，先人后己，不计荣辱，鞠躬尽瘁，艰苦奋斗，廉 洁奉公，力争上游，勇于进取，不畏困难，自我牺牲，深入实际，联系群众。 当然，这并不是要办公室工作人员放弃正当的个人利益，而是指个人利益要 服从全局利益，在必要的时候，还要勇于牺牲个人利益。二是要立足本职作 贡献。我们的社会主义事业是一个整体，需要每一个人，同样也包括广大的 办公室工作人员在自己的岗位上发挥聪明才智，勤勤恳恳，兢兢业业做出成 绩，做出贡献，从而推动教育事业的发展。要作贡献。就要有不断进取的精 神，不沾沾自喜，满足现状；要创造性地开展工作；要力戒工作马虎了事， 得过且过。
　　（4）通过思想政治工作，发扬实干作风。实干作风，是我们党的光荣传 统和优良作风，也是实事求是精神的集中体现。这种作风今天尤其要加以发
　　
扬。一是要讲真话，不讲假话，反对做表面文章。要力戒对上对下“两本帐”： 汇报工作“三分成绩七分写”，欺骗领导；总结材料任意拔高，宣扬典型一 好百好；看领导脸色办事，不愿为师生办实事，报喜不报忧等等。二是要加 强调查研究，克服官僚之气，要摆脱文件多、会议多、接待多的状况，大兴 调查研究之风，保证有更多的时间到师生中去，了解实情，解决问题。三是 要一切从实际出发。坚持实事求是，是我们党的优良传统和作风，克服脱离 实际、脱离群众、不从实际出发、以个人意志为转移、只图虚名、不求实效、 追名逐利、摆花架子等现象，做到为党为公，真正为群众办实事。
　　（5）在办公室工作队伍中开展好思想教育工作的内容。①党的基本路线 教育。要教育全体工作人员努力学习马列主义、毛泽东思想，用邓小平同志 建设有中国特色的社会主义理论武装全党，坚持四项基本原则和“一个中心， 两个基本点”。②理想和前途教育。坚持“一个中心，两个基本点”，实现 社会主义现代化，是我们在社会主义初级阶段的理想，也是全国人民奋斗的 方向，这是对广大师生进行教育的基础。同时要和实现各项工作相结合，把 远大目标和现实奋斗结合起来。③反腐倡廉、艰苦奋斗。办公室是学校的“大 总管”，管理人、财、物大权，必须用好人、理好财、管好物，坚持艰苦奋 斗的优良作风，避免铺张浪费、讲排场、摆阔气、吃拿卡要等不良现象的发 生。④职业道德教育。职业道德是一定的社会道德原则和规范在职业生活中 的特殊表现。办公室职工队伍的服务质量和服务态度如何，直接与其职业道 德有关。要坚持正确的服务观念，深入实际，主动服务，优质服务，为师生 多办事，办实事，避免以权谋私，以权卡人的行业不正之风。⑤民主与法制 教育。办公室是个管钱、管物的实权部门，政策性和原则性强，没有法制和 纪律观念是干不好工作的。应当通过法制纪律教育，使职工按照各种法制规 范和规章制度来约束自己，处理好人、财、物的关系，成为遵纪守法的模范。
5.环境建设
　　师生员工是广大师生工作、学习和生活的地方，创造一个舒适、优美、 安静的办公环境，不仅有利于师生的身心健康，也有利于他们更好投入工作 和学习，提高效率。环境管理的要求是：学校的办公区和公共环境，包括办 公室、礼堂、会议室、楼道、庭院等要做到肃静、舒适、整洁、美化、明亮、 安全、有秩序、无噪音、无尘烟等，使广大师生员工一进入单位就感到赏心 悦目，舒适安静，从而精神振奋，更好地工作。
环境建设的内容很多，主要包括空间环境建设、表面环境建设、空气环
境建设、听觉环境建设等。 空间环境建设是指为有效地缩短工作流程，方便人员沟通，充分利用办
公室空间，节约空间成本而进行的办公处所以及物资设备的安排和布置等。 如办公室相关部门应按系统的联系紧密程度安排，以便业务往来，办公室宜 采用大而开放的空间，以有利于采光和通风，同时也有利于工作沟通和监督。 表面环境建设主要是学校的整体表面和办公室的表面环境等。如单位整 体表面要从概貌上保持学校的庄严、美观、整洁和舒适，国旗、国徽的制挂 要符合要求，标语口号要有严肃性和清新感。办公室内的墙壁、地面、帘帐、 桌椅、图案等的颜色要协调统一，提倡我国民族素有的“青绿悦目，淡雅赏
心”的传统。 光线环境建设是指保证师生员工正常地进行工作和学习的必要条件。如
办公最好用自然光，人工光要柔和均匀等。