三、帐务处理子系统总方案的设计

□电算化会计的帐务处理与手工核算的区别
（1）处理起点不同。手工操作的起点是原始凭证；电算化会计的起点 是记帐凭证。因为原始凭证一般不规范（包括表格或凭证规格、书写等的不 规范）；而且一但用原始凭证，势必要在上面有所标记，则破坏了原始凭证 的法律效力。所以，电算化会计只能使用记帐凭证。
（2）无帐帐核对的必要。因为采用计算机做会计核算，只要数据输入 正确，结果一定不会出错，所以只要做好数据输入的效验工作即可。
（3）记帐的含义不同。
（4）电算化会计集多种帐务处理为一个数据流程中。
（5）大部分工作都是通过计算机操作，除记帐凭证需要人力加工而得。
（6）资料的积累和查询方便，利用计算机，可逆向查询。
□帐务处理子系统总方案的设计
帐务处理子系统是会计信息系统的一个子系统。凡由会计信息系统提供 的企业单位进行微观管理和上级主管部门进行宏观管理所需的会计信息，都 必须经由帐务处理子系统对发生经济业务的数据处理后才能取得，所以，帐 务处理子系统在会计信息系统中是一个基础部分，设计会计信息系统往往都 从这个子系统开始。
帐务处理子系统的目标决定于会计管理的要求，并受会计人员和计算机
人员的素质以及硬件和软件计算机资源的制约。制定系统目标时，这些因素 都应加以考虑。研究、制定出来的目标应是即符合会计管理的要求，又是人 员素质和计算机资源所允许，同时也应考虑充分调动有关人员和计算机资源 的潜力，从而制定出更高层次的目标。
帐务处理子系统的目标，还取决于经济业务子系统的划分。会计管理对
会计信息系统的要求之一，是进行经济业务的明细核算，这项工作由各个经 济业务子系统分工来做。若经济业务子系统划分较细较多，则帐务处理子系 统承担明细核算的范围就可能相对的少一些，目标少些。相反，若经济业务 子系统较少，则帐务处理子系统明细核算的范围就可能相对大些，目标多些。
帐务处理的目标主要有以下几方面：
（1）输入和处理各种记帐凭证，打印输出记帐凭证清单。
（2）打印输出银行存款日记帐和现金日记帐。
（3）打印输出总分类帐。
（4）打印输出各种应收款，应付款，预提费用等不属于其他子系统范 围的明细分类帐。
（5）查询各种记帐凭证和各种日记帐。
□帐务处理子系统的要求
在实现上述目标时，系统还应满足以下要求：
（1）系统提供的数据及文字输入项目，必须满足现行会计制度的规定。
（2）系统提供的会计科目和编码方案，必须符合财政主管部门颁布的 有关会计科目和编码方案的规定。
（3）系统具有必要的防范会计数据输入差错的功能。
（4）系统的计算和结帐功能必须符合财政部和主管部门颁发的现行会 计制度的规定。

（5）经计算机登帐处理的系统由会计凭证以及据以登记的相应帐簿， 软件只能提供留有痕迹的更正功能。
（6）为保证会计信息的真实，防止有意识地篡改，对自动生成的帐薄 数据，系统应无修改功能。
（7）系统应具有保密功能，防止非会计人员擅自使用。
（8）系统应具有当计算机发生故障或其他原因引起的内外存会计数据 破坏的情况下利用现有数据恢复到最近状态的功能。
（9）留有与其他子系统接口的功能。
□帐务处理子系统的特点
根据以上调查和用户要求，帐务处理子系统的特点为：
（1）帐务处理工作量大，凭证繁多，帐户多，数据存贮量大。
（2）计算工作简单，但要求标准高，不允许出错。
（3）有大量汉字输入。
（4）可靠性要求高，对意外情况应有补救措施。 根据其特点，在硬件配置上应考虑：
（1）内存容量大，外设带有硬盘。
（2）要求打印速度快。
（3）便于联接计算机网络。
（4）要有高的性能价格比。
为此应选择 IBM—pC/XT 及其兼容机，或 1BM—PC/AT 机及其兼容机，内 存要在 640K 以上，硬盘容量 10 兆及以上，打印机为 24 针。
软件上选择 CCDOS2.13F 及以上的汉字系统，支持系统选用 DBASEⅢ或
FOXBASE。

四、帐务处理子系统的系统设计

□帐务处理子系统的数据流程和功能模块的设计
1.数据流程的设计 电算化帐务处理子系统完成手工环境下帐务处理的全部工作，并解决手
工条件下存在的问题。电算化帐务处理的信息流程是：
（1）输入会计凭证信息。
（2）经校验和合法性检查通过后，对信息进行处理。
（3）完成科目汇总。
（4）登记总帐。
（5）登记明细帐等帐务处理业务。
2.帐务处理子系统功能模块的设计 一个信息系统有什么样的功能模块结构，取决于系统本身的目标。特有
的数据流程和程序设计要求，以及计算机系统软件硬件的支撑。
□帐务处理子系统的系统设计
1.代码的设计 中文输入的速度较慢，占用空间大，书写麻烦；计算机处理经常会出现
二异性，例如：手写体“现金”和“现金”没有区别，而计算机则不然，所
以克服以上两点，在计算机输入之前，先要给各会计科目编制代码，以备使 用。
会计科目编码可以达到以下目的：
（1）使科目内容的表达方式系统化，标准化，从而使计算机处理单纯 化。
（2）便于确定科目间统驭和被统驭的关系。
（3）统一代码可以作为数据处理的关键字，便于数据的检索、排序、
分类和合并。 给会计科目编码应遵循以下原则：
（1）唯一性：一个科目的代码只能代表一个会计科目。
（2）适用性：代码含义简单，便于处理和记忆。
（3）统一性：所编代码符合国家统一规定，以便信息汇总、交换和共
享。
（4）扩展性：所编代码既满足当时的需要，也能满足今后的需要，能
进行删增。
（5）简易性：在遵守以上原则基础上，科目代码的位数应尽量减少， 一方面可减少输入量，一方面提高正确率，并能节约存储空间和提高运算速 度。
会计科目的编码方法有以下几种：
（1）顺序编码法：是按照本科目在会计科目体系中的排列顺序，对科 目编码的一种方法。
（2）分组编码法：是按数字顺序组，由某一特定号到另一特定号为一 组，表示某个类别的一种方法。
（3）按位编码法：是将代码的每一位规定一个含义，分别代表编码对 象的不同类别或具体编码对象的一种方法。
科目编码常是以上几种编码混合使用：

（1）总分类科目的编码。 在实际工作中，总分类科目定为三位数，按顺序编码法和分组编码法将
3 位数分为两上组：
100～199 固定资产和流动类资产科目 100～399
200～299 专项资产类科目资金占用类科目
300～399 有关利润的科目
400～499 固定资金和流动资金来源类科目 400～699
500～599 专项资金来源类科目资金来源类科目
600～699 有关销售和利润的科目 在上列每一小组中，采取顺序编码法和按位编码法，从代码最高位开
始，逐次按位分别表示编码对象的大类、中类、小类。 可见，三位数的总分类科目代码能反映编码对象所属的不同层次的类
别，这就为计算机对编码对象进行排序、分类、合并提供了有利条件。
（2）明细分类科目的编码。 由于明细分类科目详细地反映编码对象，所以应按其详细程度的不同，
分为三级科目和二级科目。由于三级科目从属于二级科目，二级科目从属于 一级科目，所以二、三级科目的编码不能脱离一级科目，独立编码，一般来 讲应在一级科目代码后加缀二级科目代码，再加缀三级科目代码。二级科目 代码和三级科目代码的设计方式与一级代码的设计方式相同。
二级和三级科目代码的位数由企业的具体情况而定。有的企业所需二级
科目或三级科目代码较长，可以在 10 个阿拉伯数字之外，加 26 个英文字母， 这样，可以减少编码位数。
若在现实工作中，只有一级科目，例如现金；有的只有一级科目和二级
科目，如待摊费用。这种情况下以 0 代替。
2. 帐务处理子系统的输入设计 帐务处理子系统的输入设计包括记帐凭证的设计和记帐凭证输入的设
计：
（1）记帐凭证的设计。 帐务处理不同于手工处理，它的基础是记帐凭证，所以记帐凭证的准确
性，规范性直接关系到帐务处理的输入。因此，记帐凭证必须认真编制，严
格审核。 记帐凭证分银行存款记帐凭证，现金日记帐记帐凭证。 记帐凭证格式的主要特点是：
①为使计算机能识别不同凭证：第一，对银行存款、现金和转帐的记帐 凭证用不同颜色印刷；第二，有的凭证号是前缀汉语拼音字母作为标志：例
如 XSXX 或 ZZXX、YSXXX，SFXXX、YFXXX 分别表示现金收款凭证、转帐凭证、 银行存款收款凭证、现金付款凭证、银行存款付款凭证。
②在银行存款和现金的记帐凭证中有 4 个对应科目，科目的借贷性质可 根据上述凭证号中汉语拼音字母的标志来判断，在转帐凭证中可填写 4 个借 方科目和 4 个贷方科目。
③凭证中需要输入计算机的数据都用双线框标志，以便操作人员输入。
（2）记帐凭证输入的设计。 为提高工作效率，每月的记帐凭证必须当日输入井进行处理。输入之
前，应审核凭证上的有关数据是否正确，并检查各种凭证是否已归好类，序

时排列，检查是否有错号、重号和漏号。 输入凭证时，应认真负责。若凭证编制与输入操作人员不是同一人，一
般应制定严格的凭证交接制度。 在帐务处理从手工到电算化方式时，要建立三个记帐凭证暂存凭证：银
行存款记帐凭证暂存文件，现金记帐凭证暂存文件和转帐凭证暂存文件。各 凭证暂存文件存储有关的输入凭证，以便机器校验，打出错误信息和人工更 正。经校验的合格文件凭证，用来更新数据主文件，并录入各种记帐凭证主 文件，长期保存，以备日后查询和审计，各凭证暂存文件在当日处理完毕后， 次日输入新凭证前必须删除全部记录。
（3）记帐凭证输入校验的设计。
①输入凭证号的校验。校验的方法是：除第一张凭证外，将后一张凭证 的凭证号与前一张的进行比较，后一张凭证号应大于前一张凭证号，差数应
为 1，否则，则输入的凭证号有错，或排序有错，或输入的张数有遗漏或重 复。
②科目代码的校验。在计算机内存储一个标准科目码代表工作文件，凡 输入的科目代码都应在表内找到相同的代码，若找不到，则说明输入代码有 错。
③金融的校验。可采用各系数相加之和同“合计”的核对方法。
④输入凭证张数的校验。将手工计算的凭证实际总张数事先输入机器， 机器则自动统计凭证的张数，实际张数与机器的总张数应核对相符。
计算机使用以上各种方法校验出数据输入中的错误之后，还应把错误信
息打印出来，以便更正。
□帐务处理子系统的帐务处理过程的设计
1，记帐凭证主文件的更新 记帐凭证主文件包括：①银行存款记帐凭证文件；②现金记帐凭证主文
件；③转帐凭证主文件。这些主文件应每年设置一个，文件名称中含有设置
文件的年份。每月发生经济业务后，及时对该文件进行更新。方法是：将经 过校验无误的各种记帐凭证暂存文件中的各个记录追加到当年相应的记帐凭 证主文件之后。
2.科目汇总
科目汇总数据主文件和明细数据主文件都是根据当日经过校验的各种 记帐凭证暂存文件进行更新，以便及时了解更改后的新数据。为此，应先将 各种记帐凭证上的科目汇集，再按一级科目、二级科目、三级科目及其借贷 方分别汇总。
3. 汇总科目数据文件的更新 汇总科目的主文件已按一级科目、二级科目、三级科目设 置了记录，记录中包含：（1）上月金额；（2）截止当日的借方累计发
生额，贷方累计发生额；（3）本月余额。每日经济业务发生后，要根据当日 科目汇总的结果，对本文件更新处理。这样，我们就可以了解各科目的各种 金额增减变化和结余情况，也可打出三栏式总帐、二级帐和三级帐。
4.银行存款主文件的更新 银行存款主文件是按年设置，其记录是按日设置，每个记录包括日期，
本日收入，本日付出和余额四项数据。在每日发生银行付款业务后，对本文 件需要加以更新。

□帐务处理子系统的数据输出
（1）输出的格式要与现行簿记的要求相符合。例如：在日记帐，明细 帐中都要求月初有“上月余额”字样的金额，每页第一行要有“承上页”字 样的金额，每一页最末一行要有“转下页”字样的金额。
（2）在输出之前，一切不可现的数据文件，代码，均要转换为用户能 够接受的字符、格式；所有的帐，表都要装上表头；所有凭证都要装上凭证 名及责任人字样。
（3）要考虑输出效率。在设计数据文件的字段名和记录时，既要考虑 输入方便，又要考虑输出要求。输出程序应尽量减少对字段、记录、数据的 再处理，这样，就可以提高输出速度。
（4）若数据处理是用数据库语言编的话，为提高打印速度，可以在输 出程序的编写中，用 BASIC 语言。因为：数据库文件可以分解为数据结构与 数据二部分。当某些数据库文件中的数据需要被 BASIC 语言调用时，只需将 打印数据库文件转换为文本文件（.DBF—. TXT），退出数据库系统，启动 BASIC，即可实现。
帐务处理子系统最终要打印出的文件有以下几种：
（1）记帐凭证清单；
（2）银行存款日记帐；
（3）现金日记帐；
（4）总分类帐；
（5）明细帐分类帐。 记帐凭证清单包括：银行存款记帐凭证清单；现金记帐凭证清单；转帐
凭证清单。这些清单都是由校验无误的各种相应的记帐凭证暂存文件，于当
日打印输出，反映记帐凭证的名称、日期、凭证号、借方科目、贷方科目、 金额。
银行存款日记帐反映的是银行存款的流动及方向。为反映银行存款的增
减变动，有利于资金的使用，保障其安全完整，要求有严格的规定格式输出。 总分类帐通常使用借、贷、余三栏式格式，总分类帐只是提供资金占用 和资金来源及其变动的总括指标，各科目的借方发生额和贷方发生额都是逐 笔累计的当期累计金额、它可以按日或按月打印输出一次。反映每日（月）
的借方累计发生额、贷方累计发生额和余额。
帐务处理子系统中要为未设业务子系统的各种业务进行明细核算。因 此，帐务处理子系统不仅要提供有关的明细帐的数据，而且；要按照规定的 格式输出有关的明细分类帐，打印输出的格式分为三栏式和多栏式两种。在 一般企业中，采用三栏式的较多。多栏式明细帐可根据其业务性质和管理的 需要进行设计。

《财会革命——会计电解化》会计报表管理子系统

一、会计报表管理子系统的设计

□会计报表管理子系统开发的意义及要求
会计报表是会计信息的重要组成部分。现代经济的飞速发展，要求会计 工作摆脱传统的记帐、报帐等事务。会计不仅要反映、监督企业各项经济活 动，而且还要参与企业经营决策，要为经济的预测和预控提供正确、迅速的 经济信息，而这些经济信息，绝大部分来自于汇总编制的会计报表。长期以 来，我国的会计报表都是采用手工编制，这不但使会计人员工作量大，而且 会计报表数据的正确性、及时性都受到影响。随着我国经济的进一步发展， 经营管理水平的进一步提高，传统的手工操作已经难以胜任。因此，实现会 计报表电算化势在必行。企业会计报表电算化是会计电算化的重要组成部 分。
企业用户对于会计报表管理子系统的要求概括起来有以下五个方面。
（1）可变更性。
（2）完整统一性。
（3）简单可靠性。
（4）具有较强的防患功能。
（5）适应宏观管理和微观管理的需要。
□会计报表管理子系统的设计思想
为了适应用户对系统的要求，系统的设计者首先应制定全面的系统设计 思想，为成功地研制开发会计报表管理子系统奠定理论基础和行动方针。具 体为：
（1）会计报表管理子系统应符合财政部以及主管部门制定的有关财务
会计法规的要求，符合本部门对财会应用计算机规定的要求。
（2）会计报表管理子系统的设计、流程和功能要适应计算机的一般原 理，要与会计报表的业务流程、业务需求一致，符合满足一般会计报表的处 理要求。
（3）会计报表管理子系统应具有较强的通用性和可扩展性，以满足不
同层次、不同类型单位的不同要求。
（4）会计报表管理子系统应具有较高的自动化处理水平，报表的格式、 内容，关系要能由用户随意定义，自动生成，以减少系统在应用中的维护工 作。
（5）会计报表管理子系统对报表数据处理要准确、快速、可靠，而且
要具有对数据的保密措施和处理临时故障的能力，确保系统安全可靠运行。
（6）会计报表管理子系统应具有清晰美观的用户界面，人机接口方式 应友好，操作简便，易学易用。
（7）会计报表管理子系统应具有一定的容错能力、对用户操作中发生 的失误、要有预报和后果处理能力。
（8）会计报表管理子系统在对数据进行输入、修改等处理中应具有全 屏幕编辑功能。
（9）会计报表管理子系统应建立同其它数据库系统进行数据传递和接 口的功能。
（10）会计报表管理子系统设计要简明，层次清楚，可读性强，模块化 程序高，技巧应用适当。

（11）会计报表管理子系统要具有异地远距离数据传输功能，以增加数 据资源的共享和加快数据传输速度。
（12）会计报表管理子系统应具有完整的技术操作和维护资料。
□会计报表数据流程设计
会计报表管理子系统的数据处理流程可概括为以下几个主要步骤：
（1）将会计核算资料、统计核算资料、业务核算资料数据通过表外数 据传递，即直接从电子计算机内帐本取数、键盘输入、软件输入、网络数据 输入等数据输入形式，形成报表数据库文件。
（2）通过机内数据处理过程：汇总、运算、审核、金额单位转换等数 据加工，形成会计报表输出文件。
（3）通过打印机打印出会计报表可见信息和通过数据软盘拷出备份 数，以作调阅。
□会计报表管理子系统功能设计
1.系统初始化功能 这项功能要求用户在第一次使用系统时所要作的首项功能。用户可根据
自身的实际情况和需要、设置操作员姓名及口令；对系统库进行清零；重新 建立系统库索引文件；定义汇编单位集。
2.报表处理功能
该功能主要用来对报表的数据作各种处理。包括报表数据的取得、修 改、审核、查询、汇总等。其中，数据的取得又分为键盘输入、软盘输入、 表内表外数据传递、网络输入等。该功能模块是整个系统业务数据的处理中 心。
3.金额单位转化功能
这项功能的设置主要是为满足不同管理层的需要，有些基层单位的会计 报表所用的金额单位通常采用人民币“元”，而一些汇总单位的会计报表则 往往使用“千元”或“万元”。因此，很有必要在报表管理子系统中设置金 额单位转换这样的功能，并且在转换后仍要保持数据之间的平衡。
4.报表数据备份功能
报表数据备份和恢复是保证系统正常运行以及数据的安全、上报等工作 的重要手段。备份分为日常数据备份和上报数据备份两种。恢复功能用来对 系统起保护作用。
5.报表数据输出功能
该项功能是将报表内容输到打印机等外部设备上。分全表输出、明细表 输出和空白表输出三种方式，用户根据系统提供方式给定输出条件，由系统 实现此功能。
6.返回功能 系统运行结束，退回操作系统状态。
□会计报表管理子系统数据库设计
根据会计报表管理子系统的功能设置，可把系统使用的数据库分三类： 系统管理库，系统数据库和系统工作库。
系统管理库主要是用来供用户存储会计报表的结构、内容、数据传递关 系，运算关系、检测关系、汇编单位集、操作员口令、打印机的控制码等内 容。这里简要介绍其结构和功能如下：
（1）报表注册库。系统的所有操作管理都以此库为主线进行。该库不

仅为系统提供报表目录，还同时提供报表的各种主要数据参数，以及系统管 理所需的状态参数。
（2）汇编单位集库。存放用户登录的汇编单位的全称、简称、代号等 内容。
（3）系统错误信息库。存放系统出错信息及针对出错原因的参考处理 意见。
（4）打印机控制字库。该数据库主要用来存放已定义的打印机型及各 种控制字。
（5）报表描述库。该数据库主要存放对注册的报表做结构详细描述后 的数据。
（6）口令字库。存放用户在系统初始化中产生的操作员名及口令字。
（7）报表项目库。该数据库主要用来存放报表项目和行次内容，并按 项目的顺序依次存储。
（8）报表表头库。该数据库主要用来存放报表的表头格式数据和表尾 内容数据。表头按页存储、最后放表尾。
（9）表内勾稽关系库。用来存放表内勾稽关系的表达式及关系符以及 使用的元素。表达式及关系符建一库，元素建一库。每条记录存放一个关系 或元素。
（10）表间勾稽关系库。和表内勾稽关系库相似具有两个库，一个存放
表间勾稽关系的表达式及关系符，一个存放表间勾稽关系中所使用的元素。 每条记录仅存放一个关系或元素。
（11）表内传递关系库。同样存在两个库。一个用来存放表内传递关系
的传递表达式、传递符、接收数据矩阵块，一条记录定义一个传递关系；一 个用来存放表内传递关系的源数据区矩阵块，每条记录定义一个传递关系。
（12）表间传递关系库。存在两个库：一个存放表间传递关系的传递表
达式、传递符、接收数据矩阵块；一个存放表间传递关系的源数据区矩阵块。 两个库中每条记录只定义一个传递关系。
（13）表外传递关系库。两个库区：一个用来存放表外传递关系的传递
表达式、传递符、接收数据区矩阵块；一个用来存放表外传递关系的源数据 区矩阵块。一条记录定义一个传递关系。
（14）转换关系库。定义了金额单位转换时个别项目用特殊比例因子调
整情况。
（15）平衡关系库。定义了金额单位转换时，在进行报表平衡调整过程 中，不可调整的数据项目。
（16）审核条件工作库。用来存放需进行审核的条件范围，包括时间、 单位、报表等。
（17）报表关系出错信息库。用来存放对报表关系进行检测式执行时出 现的错误信息。
（18）传递数据工作库。用来进行批量数据传递，一个记录存放一组源 数据及一个计算结果。
系统数据库是用来供用户存储现有报表的数据。 系统工作库是用来为系统有关功能实现而设置的临时性工作用数据
库。
这三类库全部由系统生成，由系统管理。

□会计报表管理子系统程序框图设计
会计报表管理子系统采用模块化结果进行编程，各子模块之间又是相对 独立的。一般采用“菜单式”选择所需要功能。这一部分我们主要介绍会计 报表子系统的各功能模块功能处理过程。
1.设置报表格式及报表关系子模块
（1）报表注册。该功能仅向报表注册库登录一张新表，给出报表结构 的主要参数，表示该表从登录操作之时起，将开始参与系统的各种操作并进 行管理，但新登录的报表，其报表实体尚未产生。
（2）报表复制。该功能主要是用拷贝方式向系统追加或插入新表；只 需要指定新报表编码。
（3）报表删除。该功能主要用来注销用户认为没有作用的报表。
（4）定义修改报表结构。该功能又分为三个子功能模块：结构描述、 格式内容描述、项目内容描述。
①定义或修改报表结构。本模块主要是完成报表结构描述工作。
②填写或修改格式内容。本模块包括编缉表头、表尾内容、修改表头、 表尾行数四部分。
③填写或修改项目内容。
（5）定义报表关系。该功能主要包括定义报表的表内、表间关系，定 义报表的表内、表间传递关系，定义报表表外传递关系，定义报表的转换及 平衡关系等。
2.报表处理子模块
①输入/修改报表数据；②删除报表数据；③报表数据审核；④查询报 表数据；⑤数据汇总。
3.报表数据备份模块
本模块包含三个子模块：上报数据备份、日常数据备份、日常数据恢复。
4.报表数据输出子模块 该模块主要为用户在经过系统的报表定义和报表处理后、完成报表格式
生成工作。
5.金额单位转换子模块 该模块设计的目的是为了满足不同层次用户的需要。是指一般情况下，
以“元、角、分”为单位的报表，在需要时将其调整为以“千元“、“万元”
为单位的报表数据的转换问题。对于其中的问题由于较为复杂，这里不再详 述。

二、会计报表管理子系统实施

□系统初始化
进入系统初始化模块后，用户要求作如下几项工作：
1.生成操作员口令 即对操作员的登录，包括操作员名、口令等内容。
2.系统库清零 这一功能模块主要是用来运行会计报表管理子系统的系统管理库置
空，并将数据库数据彻底删除。该功能仅提供给用户在置换全部报表或在其 它必须的或已有备份的条件下运行。系统在进行此项操作以前，要求用户经 过两次判断，直到最后确认方可执行。
3.重新建立系统索引库文件 当索引文件丢失或被破坏时，执行本功能。
4.汇编单位管理 该模块为用户提供了以下功能：
（1）追加记录。
（2）插入记录。
（3）修改记录。
（4）删除记录。
（5）查询记录。
（6）打印记录。 如果定义一个完整的汇编单位，需要设置以下几项参数：
（1）存号。
（2）单位简称。
（3）单位全称。
（4）单位代码。
（5）汇编单位级别。
（6）上属单位代号。 这种定义办法的优点是利用单位码、级别和上属单位代码三项元素来确
定该单位在系统中的地位。既满足了对具体汇编单位的编码要求，又能满足
对特殊汇编单位编码的要求。
5.设置报表格式及报表关系 进入此模块，又有以下功能。
（1）查询功能。此功能既可满足不同要求的查询需要，又能起到报表 定位作用。
（2）报表注册。该功能用以完成在系统中登记新表的任务。如果需要 定义一张整的报表及各种关系，首先必须做注册工作，否则，其它工作无法 进行。
（3）报表复制。本功能提供用户在注册报表时，如果遇到相同或相近 报表格式的情况下，可以采用报表复制的方式再生成，无需重新输入，这一 功能，对于用户在实际工作中的应用极为方便。
（4）报表删除。在进入本操作时，系统将用户所想删除的报表的基本 情况清楚地列示出来，用户细心查看清楚后再作各项操作，以免发生差错。 如果用户要彻底注销报表，系统规定，必须在对所有的表结构、关系进

行删除完后，才可进行。 在做这项工作时，删除报表的结构参数中任意一个，就意味着当前报表
已经作废了。
（5）定义/修改报表结构。
①定义修改报表结构功能。这一功能主要是提供用户对报表结构作详细 描述，此处操作有两层含义：第一，对新注册的报表描述其具体的结构形式； 第二，对于已做过的报表修改其结构。
②定义修改格式内容功能。这一功能主要提供给用户编辑表头内容，编 辑表尾内容，修改表头行数等操作。
（6）定义/修改报表关系。 该模块供用户根据报表的特点定义本表自身或其它报表的相对关系。由
于对用户来讲，该模块的操作是比较复杂的，工作量很大，要求质量高，因 而此项操作一经完成后，可保持相对稳定，一般不作调整。
报表关系定义了本表数据项之间或与其它报表数据项之间的关系。系统 设计功能的模式是用报表的行次和栏目规定报表的数据项目，再用人们最便 于接受的表达方式来书写各种关系式。利用本模块功能，用户可实现数据的 共享和各种报表的数据转换。
□报处理表
1.输入修改数据 由于数据输入修改的格式及方式一致，系统将数据输入和修改两项功能
合在一起，方便用户操作。
（1）键盘输入修改数据。这种数据输入方式是指通过键盘将所需数据 送入系统数据库，是最普遍的获取数据方式。在输入数据时必须注意如下几 个问题：
①用户在输入数据时，系统约定必须同时确定数据时间、数据应隶属的
单位。
②系统提供了非常全面、方便、灵活的查询功能、供用户顺序确认三要 素，先查找所在的报表。报表选走后，即要确定数据所属单位。系统将所有 单位的简称和代号可列示出来。一次只能确认一组，即一个单位、一个时间、 一张报表。
（2）软盘输入数据。这种输入数据的方式指用户将从下级或其它来源
取得的软盘中存储的数据读入本系统数据库中而获得数据的方法。可输入一 个单位一种时间的一张表或全部表的数据。
（3）表内传递数据。此项功能是“定义报表关系”模块中已定义的报 表表内传递关系的执行端。其工作就是按照已定义的传递方式及方向完成传 递任务。
（4）表间传递数据。此项功能是表间数据传递关系的执行端，完成数 据表间传递任务。其处理方式需选择唯一的报表、单位和时间，然后才进入 传递输入状态。
（5）表外传递数据。该功能是已定义的报表表外数据传递关系的执行 端，用以完成表外数据传递任务。
2.删除报表数据 用户想删除某单位某一时间的某张报表或全部报表的数据时，采用此项
功能。一旦执行此项操作数据即被彻底删除。

在进行此项操作之前，首先要求用户确定是删除特定一张报表还是全部 报表。如想删除一张报表，则再通过查询功能确定具体是哪张报表。然后， 再进一步确认报表所属的时间和单位。
3.审核报表数据 本功能是报表数据勾稽关系审核的执行端，在此，系统将按照用户指定
的条件完成对数据关系正确性的判断，保证一套或一张报表数据是完全正确 的。包括以下七个子功能：
（1）指定条件。供用户按需要指定执行审核的条件。用户可按照系统 明确的提示，依次选择所要审核的报表的各项条件，如日期、汇编单位、报 表编码、审核内容等。
（2）重定条件。废除用户已指定的条件，重新指定审核条件。
（3）审核。在各种指定条件完成后，用户利用本功能完成对报表数据 进行审核处理的过程。一经执行，系统中有关的审核情况等会反映出来。
（4）显示结果。
（5）打印结果。
（6）形成文本。即将审核结果形成一个文本文件。
（7）显示文本。
4.查询报表数据 有四种数据查询方式：
（1）全表数据查询。即将用户给定的某单位、时间的某张报表的详细
情况显示出来。
（2）单项数据排列。指将某一时间全部或部分单位的报表某项数据逐 一显示出来。
（3）单项数据时间排列。将某一单位不同时间的某项数据全部显示出
来。
（4）浏览。即提供一种可以浏览某种报表所有单位、时间及数据录入、
审核情况的一种查询方式。
5.汇总报表数据 一般是两种汇总方式：按所属单位汇总和按任意单位汇总。对报表数据
的汇总是系统的一项重要工作。
□报表数据输出
1.报表数据备份 这一功能包括如下三种方式：
（1）上报数据备份。指基层报表单位为向上级汇总报表单位提供数据 所作的备份工作。上报数据备份的特点是只备份所选报表的数据库文件。上 报数据备份工作一旦完成，用户不应再对数据库数据进行修改，以保持上报 数据和机内数据的一致性。
（2）日常数据备份。指系统使用单位为保护数据等对有关报表进行参 数的备份工作。
（3）日常数据恢复。当用户运行的系统中的报表数据由于丢失或其他 原因所致，需要将已备份的文件复制到硬盘中时使用这一功能。
2.报表数据输出 本功能提供三种报表打印方式：
（1）全表打印。

（2）明细表打印。
（3）空白表打印。《财会革命——会计电算化》 会计电算化的会计控制


会计电算化系统的会计控制可大体分为一般控制和应用控制两大类。一 般控制与所有的电子资料处理活动有关，其作用在于为工作执行提供标准和 指导。诸如操作控制、文件控制、硬件控制等，均属于一般控制的范围。应 用控制和电脑在个别应用中所执行的特定工作有关，其功能在于为资料的记 录、处理及报告的适当性提供合理的保证。换言之，一般控制涉及企业的政 策和操作程序，而应用控制主要与个别应用资料的正确性、完整性相关。一 般控制如有缺点，将对整个系统造成普遍性的影响，并使应用控制也难以发 挥作用；而某一应用控制丧失的影响，只及于该应用处，对于其他应用部分 及整个系统，不造成普遍性的影响。同理，任何一个应用控制的优点再多， 再强，也无法弥补其他应用控制或一般控制的缺点。
下面，就一般控制和应用控制分述如下。

一、一般控制


如前所述，一般控制就是为执行企业既定的政策，对整个会计电算化系 统的操作程序所作的控制。
□组织与操作控制
会计控制程序是否能行之有序，关键取决于执行者的行为。因此，良好 的组织方案和适当的权责划分，是会计控制的重点所在。会计电算化系统的 组织方案中，至少应包括下列基本的一般控制：
（1）电子会计资料处理部门和使用者间职能的划分。
（2）对发生的业务提供一般性的核准，并防止电子会计资料处理部门 擅自更改、审核所发生的业务。
（3）电子会计资料处理部门内职能的划分。 一个有效的组织方案，应能对权责作出适当的划分，即使任何人都不可
能从事“不相宜”的工作。所谓“不相宜”的工作，是指一个人所负责的工 作，使他既有机会产生重大错误及不法行为，又能够掩饰该错误及不法行为。 而使他人不能轻易发现。例如财产保管和财产记录就为不相宜工作。不相宜 的工作如果不能由不同的人员、部门控制，就意味着分工不当，而这个控制 上的弱点，将影响整个会计电算化应用的有效性。
1.电子会计资料处理部门与其使用者间职能的划分
原则上，会计电算化系统应该尽可能维持同记帐分系统相类似的分工组 织。因此，电子会计资料处理部门应与其有关的使用部门相互独立，应有权 完全控制所处理的会计资料、数据，并应将处理的结果直接向有关人员或部 门报告。另外，电子会计资料处理部门还有维护数据、资料的真实性的职责， 除非是在本部门中所发生的错误（如打卡错误等），否则不能对资料作任何 更改。
如果电子会计资料处理部门不能独立于其使用部门，则意味着使用部门
可以按照希望产生的结果来更改会计资料或电脑处理程序，从而掩饰其错误 及不法行为。这就是由于分工不当所造成的。例如，小公司可能没有独立的 会计资料处理部门，而将电脑置于使用部门，供其自行处理。这时，只好利 用管理当局的适当监督，以弥补缺乏分工的损失。
2.对发生的业务提供一般性授权（避免电子会计资料部门擅自更改、审
核业务） 上段所述及的控制，着重于积极的使电子会计资料处理部门有独立维护
原始资料真实性的能力，与此同等重要的是，我们也必须消极地避免电子会 计资料处理部门有擅自更改资料、损害资料真实性的能力，以免产生不真实 的会计报告，损害电脑使用部门的利益。因此，电子会计资料部门不能进行 或核准业务，不能保管或控制电脑设备以外的财产，不能负责系统控制的设 计，也无权进行入档资料的更改。但是，在特殊情况下，原始业务可能经由 电脑处理而产生，例如电脑处理购货订单，自动产生购货业务。这种电脑产 生的业务如果金额巨大，必须依照管理当局所订的授权范围及审核程序，作 事后的复核与批准。大多数业务，都不是电脑系统的产物，这些业务在送交 电脑处理之前，均应经有关人员的复核。业务处理完之后，电脑应能产生一 张显示业务处理前与处理后，入档资料变动情况的清单，送回原发生业务的 部门，或送交独立的有关人员复核，以确定电脑所处理的业务全部经过适当

地核准，同时经核准的业务已全部送经电脑而无遗漏。
3.电子会计资料部门内部职能的划分 为避免电子会计资料处理部门人员从事不相宜工作，而有发生并掩饰其
错误及不法行为的机会，该部门内部的职务及各职务间的权责，都应作出明 确划分。
下图所示为电子会计资料处理部门至少应做到的分工。











任务分别如下：

上图所列示的各职务的主要

电子会计资料处理部门经理：①从事整体控制；②制定长、短期计划；
③系统的最终审核与批准的参与者。 系统分析员：①评估原有系统；②设计新系统；③就系统的特性向程序
设计员提供指导。
程序设计员：①绘制流程图；②设计并测试程序；③将程序的内容作成 书面说明。
电脑操作员：①从事硬件操作；②按照操作规则执行程序。
资料输入员：将待处理的资料转录到计算机所能辩识的各种媒体之上， 如卡片、软盘等。
文件档案管理员：保管有关系统的各种手册、程序、及档案等。
控制小组：①联络本部门与电脑使用部门；②监督资料的输入处理和输
出。
□系统的开发与文件控制
系统的开发与文件控制涉及新系统的复核、测试与批准，程序的变动，
以及文件处理程序等三方面。如能对系统开发与文件控制作适当地设计，将 能避免下列类型的错误：
（1）系统尚未有足够的应用控制即付诸施行。
（2）所开发的系统与管理目标不符，或未能按原设计运行。
（3）系统未经充分测试即付诸施行。
（4）所施行的系统很容易发生未经批准地更改。 所谓文件，这里是指包括一切为说明其会计电算系统所保留的资料与记
录。足够的文件记录将有助于管理者与审计人员对一企业电子会计资料处理 活动的了解。缺乏有效的文件记录，可能意味着电子会计资料处理活动的管 理控制欠佳。
主要的文件包括：
（1）系统与程序的说明及流程图。
（2）供电脑操作员参考的电脑操作手册。
（3）电脑操作员及使用者必须遵守的控制程序。
（4）资料输入、输出的详细说明。
（5）各种表格、单据的样本。

就某一会计电算化系统而言，在系统开发与文件处理上常见的一般控制 有：
1.系统设计的控制 电脑的使用部门、会计部门，甚至内部稽核人员，或独立的审计人员，
在系统设计阶段都应积极参与。具体操作上，应由管理者组织一研究小组， 集合有关人员，负责系统设计的工作。内部稽核人员必须随时了解系统设计 的发展情况。这样才能使其稽核工作顺利进行，尤其是计划使用电脑作为稽 核工具时更应如此。至于独立的审计人员，他们所关心的是现行系统中的会 计控制，因此，如果在其审核的会计年度中，有新的系统投入使用，将会引 起其充分的注意。
2.系统的书面说明及其初步复核与批准 将整个系统作成书面说明，可使管理当局及电脑使用者明了系统发展的
状况、控制系统实行的情况，同时也是检验现行系统适当性的一个出发点。 借助系统的书面说明，持续不断地检验现行系统，发展适合当时新环境的新 系统，并使之投入运行，这样才能把系统的质量维系在既定的水准之上。
3.系统测试的控制 系统测试的目的，在确定整个系统是否符合设计构想，其处理逻辑能符
合使用者的需要，并保证正确的输入能产生正确的输出，而错误的输入、处
理、及输出，也能迅速地被发现。系统测试应就人工处理与电脑处理两方面 同时进行，最后测试时并且应该避免系统分析人员与程序设计人员直接参 与，以决定系统是否不必依赖上述人员而独立工作。
4.正式操作之前的最后批准
一个新系统在测试成功之后，于正式操作运行之前，还需经过适当管理 阶层的最后复核与批准。通常，这个阶段的工作 包括最后测试结果 的检查、书面说明、设计的变动，及系统运行操作的预计程序等的复核。
5.档案转录的控制
所有档案记录的转录，都必须有恰当的控制，以避免未经批准的变更， 并保证转录之后的档案能够正确而完整。为及早发现转录过程中的错误，应 由有关人员负责设计控制的程序。
6.程序变动的控制
新系统开始实际运行之后，仍需设法维护其公正性，也就是说，任何程 序的变动，都要经过正式的申请、批准、测试、将变动过程作成书面说明， 及最后的批准等程序，以防止未经批准的篡改原程序的事发生。
另外，为避免程序错误的发生，变动后的程序必须经过彻底的测试，测 试时使用的资料最好是当初开发本系统时所用的资料，或其中的一部分，以 便将测试结果同原来的结果作比较、对照。测试后的结果应交另一不参与程 序变更的监督人员进行复核与批准。
7.文件控制 会计电算化系统是一个复杂的综合体，因此，如果没有适当的文件对整
个系统作书面的详细描述，将无法使系统中不同的要素作有效的结合。文件 记录可协助会计人员、审计人员、电子会计资料处理人员、及管理当局对系 统的效率作出适当评价。此外，文件还扮演连结组织中各子系统的角色，使 各个子系统能更有效地结合在一起，从而达到其设计任务。
□硬件与系统软件的控制

现代电脑技术的发展，使电脑设备具有高度的可靠性。其主要原因是多 数电脑厂商均为电脑提供了自动控制的装置，以检测因机器操作失常所导致 的处理上的错误。有些电脑操作失调会导致整个系统的停顿，这种“停顿” 即是指示电脑操作失调的一种控制。但有时由于电脑使用者未能明了电脑厂 商所提供的自动控制的功能，无法有效地利用并且导致处理上的错误。而许 多细小的错误如未能即时发现而加以矫正，则其累积影响可能导致系统的完 全失灵。
1.有效地利用硬件和系统软件所提供的控制 对于任何新的电脑系统，首先必须了解的是其硬件操作系统，及附随的
软件，是否本身即有自动检测错误的功能，如有，则应该有效地使用此功能， 以便控制电脑操作并检测出硬件操作的失误。如果未能对此功能加以利用， 作为补偿，就必须在电脑程序中纳入其他控制技术，以避免因系统失调而导 致的错误。
2.系统软件使用与变动的控制 系统软件的设计、修改、完成、测试、与正式使用等的审核程序，必须
与系统的开发及文件控制互相配合。在一个操作系统或系统软件设计完成， 投入使用之后，仍须继续维护其公正性。也就是说，任何系统软件的变更均 须经过正式的申请、批准、审核等程序。系统软件本身就十分复杂，即使对 非常微小的变动也会产生极显著的反应，因此，系统软件的变动必须谨慎为 之。通常是电脑操作员发现问题，把需变更之处向电子会计资料部门经理提 出申请，申请经核准后，由程序设计员完成程序的修改。有些规模小的电脑， 其系统软件由电脑厂商提供，在这种情况下，系统软件的变更也应由厂商的 系统程序设计员来完成。修改完之后，正式使用之前，还必须经过彻底的测 试，同时系统文件对于系统软件的变更必须按时间顺序作出如实的记录，其 中应包括每次变更之后测试的结果。
其实，由于电脑的硬件及系统软件本身即附有检测错误的装置，因此，
只要能了解控制的设计，并积极有效地加以利用即可。而错误一旦被检测出 来之后，如何处理这些错误，反倒很容易被忽视。因此，对硬件或系统软件 控制已检测出的错误，确实应该制定出正式的追踪处理程序，这样，硬件与 系统软件的控制才算完成。
□其他资料与程序控制
当一个新的系统正式开始运作之后，应立即对其加以控制，以确保处理 的迅捷与正确。资料处理与程序控制的目的，在于控制日常操作，尽量减少 处理错误发生的可能性。
主要的资料与程序控制包括：
1.控制或平衡功能的具备 通常资料处理的控制与平衡功能多是由附属于电子会计资料处理部门
的控制小组来负责，也有由电脑使用部门派员担任的。不论由谁负责，重要 的是其控制功能在组织上必须独立于电脑操作、系统分析、及程序设计人员 或部门，其作用在于协调电脑使用部门与电子会计资料处理部门的活动，而 其工作则包括：
（1）接收所有将被处理的资料。
（2）确定所有接收的资料都已输入电脑。
（3）追踪在处理过程中已检测出的错误，经更正，重新输入电脑。

（4）验证电脑输出分送的适当性。
2.支持系统与程序的书面手册的备置 任何电脑操作都需有书面的系统与程序说明或手册，并需要有管理者对
业务处理的一般性或个别的核准。操作手册中应列出电脑操作员应遵守的操 作步骤，说明当电脑停顿或出现错误讯息时应如何操作等等。
3.内部稽核人员对系统的复核与评估 通常依照管理层作出的一般性或个别性的批准，电脑使用部门与系统分
析人员对设计一个有效，留有审计线索，且包含了足够控制程序的系统，及 该系统的彻底测试，并使之投入使用，负有主要责任。而内部稽核人员或组 织内其他独立的第三者，则负责复核及评估他们的工作成果，并向管理层汇 报。通常系统的控制必须在系统设计时即予考虑，系统开发完成之后要想再 加入任何的控制，实际上是非常困难的。因此，内部稽核人员或组织内其他 独立的第三者，在系统开发的每一个重要阶段，都应加以复核与评估，以确 保系统的开发能提供适当而足够的控制。
4.内部稽核人员对电子会计资料处理活动的持续复核与抽查 系统开发完成，实际开始运行以后，内部稽核人员或组织内其他独立的
人员或部门，仍然应对控制程序的有效性作持续性的验证。具体地说，有观 察实际操作情况、检查控制记录、使用电脑查帐软件等方法来达到上述目的。 此外，上述人员对于电脑的输入与处理，也应执行抽查，以确定电子会计资 料处理活动按原订的程序有效地运行。

二、应用控制


电子会计资料的每一个应用，均有其特征，适应各不同的应用而设计的 特殊控制程序即为应用控制。其有别于一般控制的针对整个资料处理环境的 整体控制。应用控制的目的在于保证电脑对业务的核准、记录、分类、汇总， 以便即时产生正确而完整的讯息。应用控制可分为输入控制、处理控制、输 出控制、预防控制、检测控制、更正控制。
兹分述如下：
□输入控制
输入控制的目的在于保证送经电脑处理的信息都经过了严格的审核，并 且所有的信息资料都未曾被遗失、隐瞒、增加、重复处理，或发生其他不正 常的变动。输入控制同时也包括原始错误资料的拒绝、更正及再输入。
对输入应做到的几项代表性控制程序有：
1.输入核准的控制 每一笔业务在进入电脑之前，都需经适当的认可与批准，方可被电脑接
受作进一步的处理。核准的方式，在有原始凭证的系统中，通常是由有权核 准者在原始凭证上签名或加盖戳记，或由使用部门就整批凭证作一次性的核 准，在不用原始凭证直接使用终端机输入的系统中，通常以程序来控制输入 的核准。也就是用程序来查对输入资料者是否有权使用终端机，这时，终端 机与使用者的名称或代号，成为该输入业务的一部分。
2.代号查对的控制
系统对于记录资料时所使用的重要代码应有验证其正确性的能力。在多 数情况下，如能使用代号来代表资料，将能使电脑处理的效率提高。要对代 号的使用加以控制，可使用自动核对数元（self—checking digit）加于代 号之后，以检测是否有换位（例如 89 误作 98）或其他人为的错误。此外， 也可利用其他的技术以确保代号的有效性。例如，输入资料中可能包括代号 及帐户名称的简写，如果两者中有一项与电脑储存的信息不一致，则该业务 就会被电脑所拒绝。
3.错误更正的控制
当系统发现错误之后，在该项错误被更正，并再输入系统之前，必须严 加控制，这样才能保证会计资料的正确性。例如，一张有效的销货发票在处 理过程中因发生错误而暂停处理，则在错误尚未消除，该发票处理未完成前， 应收帐款和销售收入将应被低估。通常为实现有效的控制，发现错误之后， 该错误的更正工作应由原先造成错误的人员或部门负责。因此，原始凭证上 的错误应由电脑使用部门负责更正，而输入资料在转录或处理的过程中发生 错误，则应由电子资料处理部门负责更正。对于已发现的错误，应依序编号， 记录于电脑运行手册中，同时注明更正该错误所采取的措施。对已发现的错 误必须作严密的控制，否则惜误的发现及其控制程序本身可能成为另一项错 误的来源。
□处理控制
处理控制的目的在于保证电子会计资料依照预定的程序进行处理。也就 是说，业务必须经核准，电脑才可接受处理，所有经核准的业务均已被电脑 处理而无遗漏，没有任何未经核准的业务被添加而经电脑处理。
处理控制通常包含于电脑程序之中，以便检测出错误的输入资料，或检

测出输入资料在处理过程中的错误。常见的处理控制所能预防或检测出的错 误类型如下：
（1）未将所有的输入资料都加以处理，或误将同一输入重复处理一次 以上。
（2）所处理或更新的资料入错档案。
（3）将不合逻辑或不合理的输入加以处理。
（4）在处理过程中遗漏或损坏资料。
处理控制又可分为校订检查（edit check）与程序操作控制两类，校 订检查的目的在于将输入资料加以过滤，以检测因遗漏、无效的输入，或其 他不正确的行动而导致的资料错误。这类控制可用的技术方法很多，现列举 其中的几种，说明如下：
1.控制合计的调节 为使处理控制与输入控制能互相配合，电脑程序的设计应使其能自动累
积所处理的资料的某些栏的总数（如金额合计、数量合计等），以便把每次 运转输入的控制合计与处理的控制合计互相比较调节。
2.档案辩识标志（file identification lable）的检查 处理控制必须避免处理的资料进错档案，这种控制可由档案标记的检查
来达到目的。档案标记可分为内标（internallable）和外标（external
lable）。外标即为可用肉眼看见的标志，内标则是储存于电脑中，必须依靠 电脑用程序判别的标志。内标又有首标（head lable）和尾标（tail lable） 之分，首标中至少应包括档案的段数、录点计数、控制合计数及档案完整状 况等资料。电脑程序的设计应能检查首标的资料以确定所处理的档案确系正 确的档案。至于尾标的检查，则可确定档案中的资料是否已全部处理完毕。
3.极限及合理性检查
恰当的应用程序中应该包括各种逻辑性检查，以避免在数据处理过程中 发生类如：存货数量为负、或资产的累积折旧超过其原始成本等不合理的错 误。这类控制，或多或少与前述的输入控制有重复之处。事实上，资料输入 的控制，与输入之后，处理过程的控制，本就难以划分。其重复重叠之处， 究意应如何取舍，纯属主观判断的问题。
□输出控制
输出控制的目的在对于处理的资料的完整性与正确性作最后的检查，确 定处理结果的正确性，并确保只有特定人员才能从电脑中取读资料。输出控 制的第一步，通常是由专门人员对输出的内容作初步的过滤，检查有无明显 的错误（例如文字打错或漏打等），然后再作其他必要的处理。基本上，输 出控制至少必须做到下列数项：
1.输出内容与原始凭证的核对 有些错误，是其它一些方法无法发现的。比如说电脑内存中的非数字性
资料的变更出错，就是其中一例。此时，只有采取把输出结果与原始凭证作 对比，才可以保证输出结果的正确性。一般来说，如果电脑内存的资料或其 他重要的档案发生变更时，电脑必定会自动产生一份变动报告，将变动前与 变动后档案的内容打印出来。这份变动报告中的项目必须逐一与变动的原始 记录与凭证作对比。在某些系统中，电脑内存中各项资料的变动，会直接向 相关的第三者发出询证函，以验证变动的可靠性。
2.输出转送的控制

电脑输出结果必须在输出后立刻由相关的人员转送给有关人员或部 门。有些结果，比如工资支票及产品成本等，对企业而言具有一定的保密性， 因此，必须由经批准的独立人员（经常由控制小组充任）负责转送，以确保 机密资料的安全，并避免在转送途中，有任何错误或不法事情发生。对具有 高度敏感性的输出内容，应该甚至连电脑中心的人员都不允许接触，直接把 输出设备（如打印机）放置于计算机房以外的安全场所。
有了上述保护及控制措施之后，错误仍有可能发生，检测这类错误的关 键，仍是在输出内容的使用者本身。因此，使用者与控制小组之间必须保持 密切联系，以便对错误能做及时、正确地纠正。
□预防控制
预防控制的目的在于建立指标，使事情能按照常规进行，避免错误或意 外发生。正因为这类控制能防止问题的发生，所以，最好是电脑系统的设计 者把控制的重点就安排在这一点上。这比等到问题产生，再去寻求解决的途 径要经济得多，并且省时省力，还能减少人际关系的摩擦。
预防控制包括标准的设订、人员的培训、职务划分、业务审核、表格单 据的设计、文件的记录等等。预防控制应深入到整个会计电算化系统的各个 环节当中去，而其中大多数的控制措施，必须在资料数据输入电脑之前就被 贯彻实施。这里，我们要讨论的预防控制包括：
1.原始资料的准备
许多会计电算化系统仍然使用着传统的原始凭证，因此，在原始资料数 据转化为机器可阅读的形式之前，是不会产生新的控制问题的。但如果能使 用预先按特殊用途而设计的表格单据，就更能确保原始资料的正确程度。另 外，如能指派一些具有专门知识、能力的人，对原始凭证作事前的审核，以 检查有无错别字、不合理地使用代码、金额数目不符等其它不合理的情况发 生，这样，就更能做到万无一失了。
有些系统可能已经废弃传统的原始凭证了，或者其原始凭证的复核已摆
脱人工了，这时对于用来记录、处理、转送会计数据资料的设备，就应严格 保护，防止无关人员擅自使用。
2.原始资料的审核
原始资料经记录后，就应该运用有效的控制手段以保证它们经过了适当 的审核。诸如价格、折扣、加班时间等，都是必须经过审核的项目。输入凭 证还应尽可能包括审核的证明，并应由电子会计资料处理部门的控制小组（或 内部稽核人员）加以复核。如果条件允许的话，还可以利用程序控制的技术， 尽可能地充分利用计算机来执行原始资料的审核工作。
3.凭证、单据的返回 凭证、单据的返回，主要是想通过取消资料记录来避免错误的发生。例
如有些帐单包括两联以上，除一联留作收据外，必定至少有一联随所缴的金 额寄回，以作为现金收入人的凭证，如果缴回寄发单位的那一联本就是预先 打好资料的卡片，则马上就可以由电脑接受处理，而不需要经过任何转录的 工作。
4.输入有效性的检查 输入有效性的检查，是整个电脑处理过程中特别重要的一环。检查资料
有效性的控制技术，决定于电脑本身的校订能力。所谓“校订能力”，是指 电脑按照输入内存的数量、金额、代号及其他资料的有效性和合理性，以检

查并接受（或拒绝）业务的能力。由于各种电脑都具有其自身的特点，因此， 每一个会计电算化系统检查或校订所处理的能力也不同。电脑所具备的校订 能力，能用于检测前述其他控制技术所无法发现的输入方面的错误。
通常电脑校订能力，都是经由在程序中设置检核的指令所产生的，因此 称为程序检核。诸如有效性测试、完整性测试、逻辑测试、极限测试等，都 是常见的程序检核技术。兹略述如下：
有效性测试的目的在于保证每一笔业务中所包含的代号、栏目的大小等 都是有效的。例如，在一个应收帐款应用系统中，我们规定，业务代号为 PB
至 PL 的卡片才是有效的输入卡片，那么业务代号为 PN 的卡片即为无效的卡 片，当该卡片输入时，电脑就会拒绝接受。
完整性测试的目的在于保证输入的所有资料栏的资料数与预定的相符 合。例如，某一工资系统要求每一名新工人，都需要把其一些必要的情况打 印在按次序排列的两张输入卡片上。实际输入时，任何与原先预定资料数不 符的卡片，都将不为电脑所接受。完整性测试还可检查一栏中的字元是否全 为文字，还是全为数字。
逻辑性测试是对内存中各部分或各栏之间有一定逻辑关系的业务，用程 序来检查其逻辑关系，并且拒绝任何错误的组合。例如：某公司订货系统的 操作，是由各分公司在接受订单时，电传至总公司，并产生纸带资料，然后 把纸带上的资料转化在磁盘中而形成订购单档案。在转化过程中，所有订单 都必须经过程序的校订检查，以确定仓库代号、订单号码、以及销售号代号 等都完全无误。
极限测试的目的，是在检查内存的资料时，视其是否超出了预先设置的
极限。一般来说，企业所发生的业务都有其合理的时间、价格及数量。例如， 电脑将拒绝存货数量为负的情况存在，也拒绝一个人在一天时间里工作了 12 小时以上。
□检测控制
检测控制的目的在于发现潜在的问题，并引起有关人员的注意，以便采 取适当的措施。例如：把一周之内工作时间累积超过 80 小时的职工的工资单 据列成清单，这就是一种检测控制。这份清单，也许是正确的，但极有可能 是出于系统的错误。或甚至于舞弊。检测控制无法防止问题的发生，但能在 问题一旦发生后，立即指出问题的所在。现就以下各方面来讨论检测控制：
1.资料传送
在原始资料准备工作完成之后，转换成机器可处理形式的过程中，资料 也同时由原始资料部门传送到资料处理中心（或部门）。资料的传送既可以 用传统的方式（如邮寄），也可以用电传或其他特殊的方法来实现，以确保 资料能迅速、安全地送到资料处理中心。
集批（batching）是资料传送的重要控制技术之一。所谓集批，就是指 把大量的业务划分为几个小组。集批通常多用于依序处理（sequential— processing system），但在直接存取（direct—access）系统中也可以加 以运用。由于集批的内容过于专业化，限于篇幅，我们在这里不作过深地探 讨。但作为会计电算化人员，应另找专门书籍，补充上这方面的知识。
2.控制合计数 控制合计数一般是在一批输入资料处理之前由人工计算而实现的，然后
这个控制合计数也成为输入资料的一部分，输入电脑处理，电脑内部也可经

由程序设计，累计所处理的控制合计数，然后同原先输入的作比较。即使比 较的结果无任何错误，电脑也应该打印出一个确认比较结果的讯息，然后再 由电脑部门的控制小组加以复核。
3.文件记录与测试 恰当的文件记录和全面的程序测试程序，是程序测试正确性的最大保
证。记录良好、完整的文件，在原程序设计者不在场时，有助于找出程序错 误的所在，从而便于改正程序的错误。此外，若能在原程序设计者不参与的 情况下，就实际操作时可能发生的各种意外作全面的测试，就可以把隐藏的 程序错误尽可能减低，而使系统能顺利圆满地运转。
4.标识 内标实际上是通过电脑存储于记录载体（例如内存、外存）之上的，并
且能够通过电脑对其进行控制。而卷标则为与某一特定的储存媒体相关连 的、机器可阅读的标识。档标则是与某一个档案有关的机器可阅读的标识。 档标有两种形式：即首标和尾标，这一点前已述及。一般而言，首标与 尾标多用于依序处理的档案，多数档案都有首标，尾标的使用则要视情况而
定，二者均包含有档案的名称及产生日期等数据资料。
5.输出查核 从理论上来说，适当的输入、处理及档案更新的控制，已经足以检测出
大多数的错误了。但为了确保处理结果的高度可靠性，就应该再加上输出控
制。基本上来讲，输出控制的功能，在于确定电脑操作的过程中，没有任何 未经批准的更改，并且资料大体上是合理而无误的。
最基本的输出查核，是以最后输出的控制合计，与输入的控制合计作对
比。此外，就个别科目作系统抽样，对于抽得的样本加以查核也是一种有效 的输出控制。查核可以由原业务进行者、控制小组、或内部稽核人员来执行。
□更正控制
更正控制的目的在于协助有关人员调查已检测出的错误的原因，并采取 改正措施。首先需要做的工作，就是搜集能够确定问题发生原因的证据。更 正行为本身通常是相当困难且相当耗费时间的，但又十分重要，因为它是解 决系统问题的主要手段。许多系统的进步、完善，都是由有关人员对问题采 取改正的行为而引发的。
这里需要注意的是，改正的过程本身也可能会有错，许多组织的重要问
题，都是因未针对所发现的问题采取正确的改进方法而产生的。因此，更正 控制本身也需要有检测控制。
比较常见的更正控制有审计线索、差异报告、错误统计、备用档案及设 施、资料的回收等。现就错误的检测与再输入，及审计线索两个问题作一讨 论。
1.错误的检测与再输入 前已述及输入资料的控制问题，但是我们在运用上述检测出错误之后，
仍然需要设立特殊的控制技术，以保证所有更正措施，都是针对错误而出发 的，而其本身并没有错误。更正之后，正确的业务也应再次重新输入系统中。 这类控制至少应做到下列数项：
（1）设立错误登记簿，把所有电脑拒绝接受的资料、业务登记在簿。 当重新输入时，在登记簿上作出记号，并注明原先被拒绝的原因。
（2）改正后的资料、业务重新输入时，必须经过与原先同样的错误检

测与输入有效性的查核等程序。
2.审计线索 审计线索包括从凭证、日记薄、分类帐到工作底稿及各类报表等一切单
据表格。它使有关人员（例如审计人员）能从原始业务顺向追查至汇总的金 额，也可以由汇总的金额逆查至原始业务。只有这样，我们才能确定汇总金 额能够公允地反映企业的业务及营业状况。
当审计人员追查某一资料在公司内系统性的流动时，审计线索具有很大 的重要性。管理层在正常营业过程中，也需要查帐线索，以便回答顾客、股 东、工商部门甚至职工的询问。
会计电算化系统的使用之后，使得查帐线索与人工记帐系统相比，有了 显著的变化：
（1）原始凭证经过转录到计算机内之后，就被归档。归档之后，使日 后取用、参考就比较困难。
（2）有些系统可能直接同外单位系统连网，从而完全取消了传统的原 始凭证。
（3）总分类帐由电脑内存取代，而电脑并不显示达到最后汇总余额过 程的详细资料。
（4）资料处理循环不一定会产生日记簿或业务清单，因为提供这些资
料，就要发生一笔可观的成本。
（5）档案保存于电脑或各种媒体（例如磁盘）之中，并不经常性地打 印出其记录，仅就意外事件编制意外报告。
（6）保存于磁性媒体中的档案，除使用电脑外，无法直接阅读。
（7）由于多数资料与操作都是在电脑系统内完成的，因此其顺序难以 直接观察。
审计人员必须注意到上述情况的变化，并应尽可能地在会计电算化系统
的设计过程中，协助系统设计员留出适当的审计线索。《财会革命——会计 电算化》会计电算化的管理