·不要把娱乐活动安排得不必要地拖长会议。有位商人在一个岛上举行 一个从星期天晚上一直到星期四的会议。星期一下午没有会。而星期四白天 也没有会，颁奖宴会星期四晚上才举行。既然星期四白天没有安排活动，就 不如在星期三晚上举行宴会。这样人们才可以享受额外的星期四娱乐时间—
—公司的开会待遇不变——或者如果他们愿意的话可以回家而不漏掉会议任 何内容。
　　·不要把会议安排在度假胜地，那里的会议室都看得见游泳池或网球场， 而你的日程又是上午八点，下午五点。这样你只会招来憎恨。如果你安排的 是一个只有工作没有娱乐的会议，那就应该在完全工作的环境举行。
□颁奖宴会 除非你为了酬谢人们的业绩而特别组织鼓励性的旅行并发给饰物、奖章
等，否则，奖品通常在推销会议期间分发。这是炫耀一番的时候。宴会厅的 装饰要与会议主题一致，或者与会议场所交相辉映（会议场所的工作人员对 此项肯定能提出建议）。
　　宴会饭菜必须是独特的。不要忘了摄影师。照片应随同新闻稿发出，发 给恰当的本地的、地区的或全国的报刊上，视你单位公共关系活动范围而定。 这些照片对于公司传达讯息以及受奖者本人也是重要的，因为这是赞誉业绩 的又一方式。
颁奖宴会是宣布下年度竞赛条件和奖励的好时机，应予利用。
□闭幕会议 如果在若干次会议之后，你觉得还有必要再开一次全体大会，就不要拖
长时间。你不必花费很多时间来对每一个人表示感谢他们到会，使他们觉得
本来两小时前就可离去。要好好利用闭幕会议来评价本次会议或开始下一步 的工作。
□会议评估
　　为会议规定是重要的。但是如果没有人检查是否达到规定目标就等于浪 费时间。有几种在会议进行中或会后评价会议成就的方法，其中包括：
·测验——如果重要的是推销人员精通产品或服务的规格，现场测验就
有助于跟踪他们的进展。在上午中间的时间进行测验，并在喝咖啡休息时记 分。如果出现普遍缺点，就在休息后复习。如果只有一两个人有问题，就另 行安排辅导，以免占用大家的时间。
·现场演习——对某些产品而言，活生生的动作比测验更能显示人们学
到的东西。例如一家位于印第安纳州的高技术企业的市场营销经理说，在他 的推销会议上，“我们一般让某人到前面来重新编制计算机系统程序，以便 考察他是否完全了解。”
　　·非正式交换意见——在喝咖啡休息时间或鸡尾酒时间的闲谈可能不足 以表明人们吸收了多少知识，但可能透露他们的态度——他们认为会议很值 得呢，还是浪费了他们的时间；会议安排得怎样；住宿和膳食是否有问题等。 人们知道这时候的谈话是不做记录的，因而较易于引出他们的话来。当然， 你也可以旁听别人的谈话，从中获得讯息，而无须参加他们的交谈。只要你 不是偷偷摸摸像个间谍似的，采取这种方法是很好的。
　　·评估表格——这方面有两派。一派主张在会议闭幕时——或每次重要 会议结束时——分发评估表格，并要求人们在离去以前填好。他们的理由是： 现场的印象比较新鲜和准确，而且可以得到较多的反应，因为人们不会把表
　　
格带走而忘记交回。另一派认为人们在会上填写表格可能匆忙而不仔细，填 写的是最表面的印象。给他们一点思考时间，他们会反应得更准确。一位报 纸广告经理说“我们要求两周内的市场报告”。如果人们离开会场且不受他 人影响，他们的真实感受就会显露。两种意见各有其正确之处。你可以两种 方法都试试，看哪一种更适合于你单位。
□严峻的考验 对推销会议的真正考验是人们回到工作岗位后怎样执行。例如，他们现
在是全面推销呢，还是仍然集中于他们认为最容易推销的那些品种？他们是 否了解新的折扣条件并正当地把这些条件向买主提出？他们是否正在走访管 理部门想要渗入的新的销售渠道？访问报告是否填写得更为完全并且更迅速 地提出？
　　这里，现场销售的管理是关键。重要的是实地找出和克服困难。听其自 然直到最高管理部门有所察觉，问题就不可收拾了。
　　·外勤工作报告——如果你有外勤管理人员，在他们返回他们的地区之 前，和他们单独开个会是个好办法。要明确告诉他们，他们在花费时间和推 销人员一起走访以观察推销人员的推销方法，以及他们对审查方针与程序方 面负有哪些责任。你还可以准备一张简短的核对清单给他们作为备忘和指 南。如果你自己对外勤推销人员负有全部责任，就给你自己也准备一张核对 清单，这会使你更便于确保会议的讯息和程序传到外地。
一位制造商有五个地区，每个地区有 20 个分店。一位分店经理说，地区
经理走访各分店，“我们还得到一份我们在会议上讨论的全部内容的抄件。 通过地区经理的走访和我们处理文件的方式，他们能很快了解我们是否学到 了我们应该学到的东西。”
·数量——外勤工作报告有助于衡量会议的质量效果。至于数量评价，
就看数字。“盈亏一览结算线——纯销售业绩”是许多销售经理评价推销会 议有效性的方法：
——销售量上升了吗？
——销售量的上升是你希望推销人员强调的产品种类吗？
——会上介绍的新产品是否完成指标？
——是否正在发展新客户？
——推销人员是否完成个人定额？
　　——推销人员的周转是否放慢？要对你希望实现的目的心中有数，然后 进行查核以弄清你是否成功。
□寻求帮助 为地区性的或全国性的推销会议制定计划是一件巨大而令人生畏的任
务。无论是一年制定一两次会议计划的个人还是会议的专业者，都是如此。 不管是哪种情况都没有必要由一个人单独进行。帮助是可以找到的，而且往 往不花钱。
·会议场所的制定计划者 许多旅馆和度假胜地以及所有的会议中心都有会议服务人员或部门。把
你要召开的会议的情况尽多可能地告诉他们。不要只限于到会人数、到达时 间、卧室间数及用餐次数，还要说明会议的目的。这样，制定计划者就可以 根据你的需要分配适当的会议室，并安排用餐时间和菜单——或许甚至建议 一次推动目标实现的围绕会议主题的活动。

·航空公司 航空公司的制定会议计划的服务机构常被忽视。可是航线上的工作人员
能做的事情远不止预定机票和办理折扣率。各航空公司的服务项目不同，但 多数包括各客户的预定总记录（以确保个人得到商定的特别标价）；会议出 席人员名单，按姓名或到达时间先后排列；提前挑选座位和办理登机证；有 关目的地说明的印刷品等。有些航空公司还为你的会议准备宣传品，或协助 安排租用车辆。多数航空公司对展品提供打折扣的航空货运费率。
　　能得到这些服务的集体人数通常最少为 1O 人或 25 人。有关某一航空公 司更详尽的服务情况，可询问其会议计划或会议服务处。
·专业的制定会议计划者 小型例会通常可由公司本身制定计划。但如果会议是大型的，需要复杂
的安排，或必须是无懈可击的，而你（像大多数销售主管人一样）又没有一 位专门制定计划的职员，你就可能需要得到外部的帮助。一位专业的制定计 划者可以办理场所视察，谈判旅馆费率和飞机票价，并协助安排议程、印刷 材料。视听业务、娱乐及宣传。专业的制定计划者是独立的商人，因此要收 取服务费。可是，他们的专业知识有助于客户节约时间和费用，从长远来看 是合算的。

　　　　《成功有约——高效会议手册》高效会议要点 会议是否富于效率，解决之道不在于少开会，而是开高效率的会议。 会议是否富于效率，解决之道不是少开会，而是开高效率的会议。
　　　　
一、会议发言要点


　　既然会议是一种面对面沟通的场合，因此主席必须掌握面对面沟通的技 巧——陈述技巧、发问技巧、倾听技巧与答复技巧。
　　主席是会议成败所系的灵魂人物，因此他必须善作陈述。主席的陈述必 须发挥三种效果：第一、唤起听众的注意，并为听众创造听取信息的欲望； 第二、使听众确切地了解所传达的信息；第三、说服听众，并促使听众立刻 采取某些行动。想获取这三种效果确实不是一件容易的事，但并非不可能。 假如主席在陈述之前能够做好充分的准备，在陈述过程中能够刻意他讲求陈 述技巧、视听器材的使用技巧以及物品的展示技巧，则这三种效果大概不难 获得。
□陈述前的准备工作 主席在陈述前必须做好准备工作。至于准备时间长短，则视主席陈述经
验的多寡，以及主席对陈述的主题的了解程度而定。一般说来，主席在陈述 之前至少必须做好下列各项准备工作：
　　1.了解听众。主席应设法了解听众对陈述的主题到底有多大的兴趣、对 陈述的主题拥有多大的兴趣、对陈述的主题拥有多少知识以及对陈述的主题 抱什么态度。
2.熟悉陈述的主题。主席对陈述的主题应具一定的深度与广度的认识。
唯有这样，他才能答复听众的疑问，也唯有这样，听众才会感到他言之有理。
　　3.设定希望实现的具体目标。主席应先确定，他到底希望听众从他的陈 述中得到什么样的观念、对于所得到的观念产生什么样的看法以及把所得到 的观念充作什么样的作用。
4.将有助于实现上述具体目标的各种信息罗列出来。这些信息包括一般
性的消息、研究的成果、理论、案例、个人经验、别人的观念等。
　　5.根据所能运用的陈述时间，从已经罗列出来的各种信息中选择最重要 者与最切题者。
6.考虑使用适当的视听器材。切记：当人们听到某些事情的时候，若能
同时看到这些事情，则他们对这些事情的理解程度将大为提高。
　　7.准备一份陈述的纲要，以供陈述时使用。该份纲要可划分为引言、本 体与结语等三部分。“引言”部分旨在吸引听众注意，并且清楚地将陈述目 的传递给他们。例如在会议刚
开始时，主席把会议的目标、进行的方式，以及他对与会者的
期望，简明扼要地作说明，即是一种良好的引言。“本体”部分 旨在将陈述的内容按逻辑程序进行阐释或剖析。在此所谓逻 辑程序，是指方便听众掌握信息的程序，例如由简而繁、由已 知到未知、由过去到现在、由少数到多数等陈述内容摘要，并 且指出由该陈述所获得的启示。据说某位善于陈述的布道 家，曾经透露他的陈述要诀：“先告诉他们你即将告诉他们的 是什么；接着便告诉他们；最后再告诉他们你先前所告诉他们 的是什么。”（Tell’em what you are going to tell’em，and
tell’emwhat you told’em）这种陈述方式颇值得我们参考采用。
　　8.备妥各种视听器材，包括挂图、投影片、录音带、幻灯片、影片、讲 议等。
　　
　　9.用录音机及录像机作陈述演练，或是在一、两位假想听众面前进行陈 述演练。
□陈述技巧 陈述成败，主要取决于陈述者本人是否拥有自信心与热忱。周全的准备
与丰富的陈述经验，可为陈述者带来高度的 自信心。基于此，陈述者应尽量把握陈述的机会，以便培植这 一方面的自信心。至于热忱有无，则除了受陈述者本人天生 资质所决定外，仍然要看陈述者对陈述的信息是否具有高度评价而定。
倘若陈述者认为他所陈述的信息不但是正确的，而且值得听众听取，则他的 热忱将油然而生。基于此，为使自己对陈述产生热忱，陈述者应慎选自认有 益于听众的信息，作为陈述的内容。除了自信心与热耽，陈述者仍须讲求下 列九种技巧：
1.要与听众保持视线接触。这即是说，陈述者应尽量减少念读文稿。
　　2.灵活运用“停顿”技巧，以便让听众得以深思及判断所听到的信息， 并作出反应。
3.尽量使用听众有切身经验的与听众所易于体会的实例或轶事。
　　4.适当地改变音量、音调、或语气。这样做不但有助于消除听众的沉闷 感觉，而且还可使陈述本身显得更加生动。
5.善用幽默性话语。有些人善于运用既诙谐又不失庄重的话语；这些人
在陈述时可尽量发挥这方面的所长。欠缺这方面才华的人，则不必勉强自己。 值得注意的是，幽默性话语并不等于轻佻的话语或是浅薄的话语。轻佻的与 浅薄的话语应绝对避免。
6.要克制让听众分心的各种举止。这是一项很难界定的个人行为特征。
有些人一边在陈述，一边在听众面前随意走动并挥舞双手，他们不但不会让 听众分心，反而足以唤起听众注意并维持其兴趣；但另一些人在陈述时只要 稍微走动，听众即无法集中精神听讲。有些人在陈述时手中不停地玩弄物品， 听众并不以为然；但另一些人的类似动作，却足以引起听众的不快。回避足 以让听众分心的举止的最佳方法，便是向听众探寻实情，并设法改正。其次， 便是设法让自己的陈述变得极度精彩有趣，以便让听众因全神贯注聆听，而 意识不到自己的举止。
7.注意措辞，并述说符合听众的程度与听众要求的层次的语言。
　　8.以投影片、幻灯片、挂图，或派发讲义充当讲稿。切忌一边陈述，一 边翻阅讲稿，因为这样做不但浪费时间，而且很容易让听众丧失兴趣与耐性。
9.设法用发问让听众介入，避免从头到尾都唱独脚戏。
□视听器材的配合作用 当人们听到某些事情的时候，也能同时看到这些事情，则他们对这些事
情的理解程度将大为提高。基于此，陈述者——特别是口才不佳的陈述者， 在陈述的时候，应尽量多利用视听器材。在芸芸众多的视听器材当中，最被 普遍使用以及效果最好的恐怕是投影机。现将使用投影机的要领简介如下：
　　1.用投影机时应该站立。站立不仅便于操作，而且可使陈述者掌握全局 而不致沦为投影机的配角。
　　2.使用投影机时不应熄灭全部灯光，因为一旦熄灭全部灯光，则身为主 角的陈述者将从听众的视野内消失，并使投影机成为听众注视的焦点。
3.可当场在空白的投影片上书写或绘制简单的文字或图形，复杂的则应

事先备妥。当场书写或绘制，不仅可以使听众产生真实感及亲切感，而且仍 可进一步吸引听众的注意力；事先备妥投影片虽无上述好处，但却可节省时 间。
4.投影片不必讲求完美，但至少应整洁清楚。
　　5.每张投影片原则上应引人一种观念，以使听众对该观念产生完整的印 象。
□物品的展示技巧 在陈述过程中，主席常有机会展示物品，因此他需要讲求展示物品的技
巧。现将有关技巧简介如下：
　　1.公开地将物品带进会场，不要遮遮掩掩，也不要将它藏在身上或是其 它隐蔽处，而应置之于会议桌上，以便引发与会者注意与好奇心，并且方便 主席在适当的时候从事展示与讲解。
2.在展示与讲解物品之前，切莫玩弄它，以免引起与会者焦灼感。
　　3.展示物品之际，应让与会者都看清楚。主席最好是将它置于与会者视 线接触到的范围内。倘若有少数与会者因座位角度关系以致视野不佳，主席 应主动调整自己的位置，以便让这些与会者也能看清楚该物品。
　　4.展示物品之际，主席应小心翼翼地将它当作贵重的物品看待。这不但 可强调主席对展示中的物品的重视，也可使与会者重视该物品。
5.在讲解物品时，主席切莫将它交给与会者轮流观察或触摸，因为主席
一旦把物品交出，则正在观察或触摸的与会者，将无法留意到主席的讲解， 尚未轮到观察或触摸的与会者，也因焦急地等待物品的传递，而无心聆听主 席的讲解。
6.如展示物品时需要对它进行操作，则主席应事先将操作方法演练纯
熟。倘若主席显示不知如何操作，则与会者不但会降低对展示品的评价，而 且也会降低对主席的评价。
□领导会议的语言特点
　　主持会议的语言表达，作为一种语言表达活动，除与其它语言场合表达 活动有相同之处，又有不同之处的独立形式及自身的特点。其特点主要表现 在以下几个方面：
1.突出中心、紧扣议题
　　无论开什么样的会议，都必须事先拟定好一项或几项议题，这是会议的 目的、核心和灵魂。这样，会议主持者的重要责任，就是组织引导与会者， 围绕议题，完成议题。主持者讲话的内容和思路都必须突出强调中心议题， 为中心议题服务。
2.准确、鲜明 会议主持者置身于一个同与会者面对面的语言表达环境中，并且除传达
文件外，通常不宜用书面文稿照本宣科。因此，如果说得不合分寸，不合身 份，或政策精神把握不准，就会使人产生歧义和误解，影响会议效果。所以， 语言必须要准确、鲜明。具体一点说，就是遣词造句要字斟句酌，确切地表 情达意，如实地、恰如其份地反映客观事物的实际面貌。“鲜明”是在“准 确”的前提下而言，只有准确才能谈得上鲜明，而鲜明则能够把要说的意思 更突出、更清晰地表达出来，增强其准确性，使与会人员更好地把握会议精
神。
3.精炼、概括

　　精炼就是简洁、洗炼，要言不繁，言简意赅；概括是在接触外界事物后， 把综合感觉到的材料加以归纳、整理、改造，找出规律性、本质性的东西， 使之上升为理论的高度。精炼和概括都是对事物的认识达到精辟透彻程度的 反映。如果对客观事物复杂的内部联系和本质缺乏深刻的了解，头脑里只有 一堆芜杂纷乱的印象，那是无法表达得精炼、概括的。
4.严谨、灵活 严谨，是指会议主持者讲话力求周全而没有漏洞；灵活，是指临场随机
应变，临时调整、变动会前准备的讲话提纲，以适应变化了的情况。这都是 经常遇到和非常必要的。
　　为了达到会议预期目的和不讲错话，会议主持人往往会在会前经过反复 思考，拟出讲话提纲和腹稿，从讲话的顺序、结构到重要内容，都成竹在胸。 但是，尽管准备得再充分，临场听众的反映会前是无法完全估计到的，又不 能排斥、压制与会人员的不同意见，所以，会前拟好的提纲要留有余地，带 有某种程度的“弹性”为好。这样，在主持会议过程中，既不轻易离开提纲 随意发挥，又不会把提纲当框框束缚自己，从而可以根据会议的实际情况和 与会人员的意见及时加以修改补充。
5.通俗、易懂 参加会议的人员，不可能都是一个知识层次，都有相同的理解水平。会
议主持人不能不看对象，不管效果，在讲话中大谈其艰深难懂的东西。即使
是政策性、专业性、学术性较强的会议，主持人也要用朴实无华、浅显易懂 的语言来表达深刻的内容，把深奥的道理浅显化，使更多的与会人员不感到 枯燥艰涩，而易于理解和接受。这就要求企业领导具有较高的政策、业务或 者学术水平，同时又具有深入浅出的语言表达本领。通俗易懂的语言不但让 人听得不吃力，还会给人一种亲切朴实、平易近人的感觉，能缩短主持者同 与会者的距离。当然，通俗不是浅薄庸俗，这是毫无疑问的。
6.幽默、生动
　　幽默是机智思维的结果。幽默的语言闪烁着智慧和文明的火花。一定程 度的幽默感是哲理和情趣的统一，它反映了会议主持者的自信、乐观、豁达、 充实的精神面貌和风度。生动主要是讲话感情色彩强烈、丰富，使与会人员 对主持者表达的各种思想观点和思想感情产生共鸣。幽默和生动密不可分。 在讲话中，适当插入幽默的语言材料，能增强讲话的生动性、趣味性，产生 感染力，还能使与会人员在紧张的听讲中获得愉快的放松，同时又深受包含 在幽默之中的道理的启迪，促使大家在轻松愉快的氛围中，乐于接受主持者 的思想观点和施政主张。
7.音调正确、表情举止适当 会议主持人应发音标准（使用普通话），吐字清楚，声音宏亮、自然，
语调变化得体。如果发错了音、读白了字、南腔北调，都会直接影响表达的 效果。此外，还应讲究表情、举止、坐姿、衣着、发型等，做到文明庄重， 落落大方。

　　　　二、会议倾听要点


曾经有人说：“造物者之所以赐给我们两只耳朵与一张嘴 巴，恐怕是希望我们多听少说。”但遗憾的是，绝大多数人却反 其道而行之！ 在会议中，倾听是主席与与会者双方都必须培养的技巧。尤其就主席来
说，倾听更是一种绝对不可或缺的修养。不过，有很多会议主持人却未能了 解倾听的真义，他们之中甚至还有不少人以为不说话便是倾听。这是一种严 重的错误！倾听是一种极富警觉性与极费心思的历程。在面对面沟通的场合 里，倾听不仅是指一般所熟悉的“耳到”，即运用听觉器官去接收信息，它 还包括“眼到”、“心到”与“脑到”。现扼要阐述如下：
　　1.眼到——即观察沟通对方的脸部表情、眼情、手势、体态与穿着等， 以判断他的口头语言的真正涵意。
　　2.心到——即以换位思考的态度站在沟通对方的立场与角度，去体会他 的处境与感受。
　　3.脑到——即运用大脑去分析沟通对方的动机，以便了解他的口头语言 是否话中有话、弦外有音。
除非会议主持人能够同时做到耳到、眼到、心到与脑到，否则在会议中，
他将无法获致良好的倾听效果，换言之，他将处于某一个程度的“听而不闻” 的状态。
□倾听会议时应该注意的几个问题
　　第一，要随时掌握问题的焦点——在会议过程中，虽然可能枝节丛生， 但你应特别留心问题的焦点之所在，以免偏离主题。
第二，要抗拒邻座者的私下交谈——有时你会碰到喜欢私下交谈的邻
座，你最好是和颜悦色地向他指出，你对讨论中的主题很感兴趣，并展示凝 神谛听的姿态，这将可杜绝他的干扰。当然主席或你的上司想跟你私下交谈， 你不应回拒他，因为这是你发挥影响力的途径之一。
第三，不要中途离席——除非你不介意会议的终极结果是什么，否则你
不应在会议中离席。在会议中离席，犹如在棋赛中离席而任由对手搬动棋子 那样的不智。当你重临会议桌，很可能重要的问题业已定案，或是重要的契 机业已消失。有些主管喜欢在会议中离席处理业务，这是一种很坏的习惯， 它不仅有失礼仪，而且极易错失良机。
□倾听会议常见之弊病
毛病之一：作白日梦
　　·耳虽到，却听而不闻；眼虽到，却视而不见；心虽到，却荡漾于九霄 云外；脑虽到，却神不守舍！
·若想作白日梦，为什么不选择会议室以外的场合！？ 毛病之二：只听取话语中所传达的事实
　　·事实有可能被误解；事实有可能被曲解；事实有可能被隐瞒；事实有 可能被夸张！
　　·真正重要的并不是话语中所传达的事实，而是话语所蕴涵的观念或用 意！
毛病之三：萎靡不振
·精神涣散等于心智的局部瘫痪。处于这种状态的人，自然注意力不集

中。
·振作精神是倾听的第一步！ 毛病之四：拒绝听取某人或某种主题话语
　　·你能根据说话者外表、教育程度、人缘、财富等因素而判定他的话不 值得你听吗？
·你是否认为难以理解的话或引不起兴趣的话都不值得你听？
　　·只有无知的人或是含高度偏见的人，才会对以上两个问题作肯定的答 复。
毛病之五：情绪激动
　　·当一个人情绪激动时，他通常只能听到他所想听的话语，却听不到他 所不想听的话话。
·先冷静下来再听！ 毛病之六：心不在焉，但却摆出凝神谛听的姿态
　　·本来心不在焉已经有碍听的效果，摆出凝神谛听的姿态，将进一步隔 绝信息的接收，因为可用以接收信息的心思，已被转用在摆姿态上。
毛病之七：笔录所听到的一切信息
　　·如果就所听到的话语作重点性或总结性的笔录，则可增进倾听效果； 倘若笔录所听到的一切信息，则因无足够时间思考信息的真义，而影响倾听 效果。
毛病之八：未能善用“听话比讲话快”的优势
　　·一般人听话的速度大约较讲话的速度快三倍。但遗憾的是他们在听取 话语时，常常以多余的时间想别的事情。
·既然听话比讲话快，我们应将多余的时间用来对听到的话语作总结，
或用来思考讲话者的真正用意。 毛病之九：含糊不清
·有些人在刚开始说话时音量甚大，接着愈说愈低沉，直到听不到声音
的地步。这种说话习惯常使听者不知所云。 毛病之十：开口不能自休
·有些人总是以口代耳，他们一开腔即无法停顿。因为他们不把说话机
会留给听话者，致使听话者愈听愈感不耐烦，愈感不耐烦则愈不想听！ 毛病之十一：说话慢慢吞吞
·说话慢吞吞的人常常给人一种矫揉造作的感觉。
·一般人通常欠缺耐心去听取速度太慢的说话。
·以上两种情况的综合结果：人们多半不愿意听取说话慢吞吞的人的话。 毛病之十二：神秘兮兮的说话方式
　　·这种说话方式很容易使听话者感到说话者故意夸张或扭曲信息的内 涵，致使听话者对说话者本人的关注，超过听话者对说话者所传达的信息的 关注。
毛病之十三：透过鼻孔说话
　　·这种说话方式很容易给人一种苟且、马虎的印象。说话者好像怕伤元 气那样未能郑重其事地传达信息，致使听话者贬低对该信息的重视。
毛病之十四：说话时两眼斜视
　　·说话时正视听话者本是应有的礼貌。倘若说话者两眼斜视，往往会让 听话者认定说话者心存不轨，甚至认定说话者并非善类，因此对他所说的话
　　
产生排斥感。 毛病之十五：说话时犹豫不决
　　有些人说话时吞吞吐吐，好象有许多顾忌，另一些人在提出见解之后， 又试图修正自己的见解，这两类说话方式最容易让听话者觉得说话者欠缺自 信心，致使听话者对所听到的话语也欠缺信心。
　　
三、会议答复要点


　　许多会议主持人都存有一种观念，以为在会议过程中，与会者所提出的 问题不仅需要获得答复，而且非获得主席的亲自答复不可。这种观念是错误 的。试问：当与会者所提出的是与会议无关的问题，或是足以妨碍会议目标 的达成的问题，难道还要获得答复吗？由此可知，主席应针对与会者所提出 的问题作判断，以决定它是否应获得答复。
　　其次，就算与会者所提出的问题是值得答复的，也不一定非由主席亲自 答复不可。固然有些问题应由主席亲自答复，有些问题则可由其他与会者答 复，甚至可由发问者本人答复。至于在哪些情况下由谁来答复较为恰当，现
列 表 展 示 如 下 ：
由谁答复？ 在哪些情况下？ 主 席 ·直接向主席征求答复的问题，原则上应由主席亲自答复。
·只有主席才能答复的问题，应由主席亲自答复。
·因为时间不够，主席想移转到另一议案的讨论时。可由主席 亲自答复以节省时间。 其
他 与 会 者 ·假如其他与会者能够答复时。
·假如其他与会者想表示意见时。
·假如时间充裕时。
·假如主席一时不知如何答复，或是需要时间去思索答案时。 发
问 者 本 人 ·如果主席意识到发问者有意见要表达时，可让发问者先答复
他自己所发出的问题。（在会议中我者们常常发现，有些具有 强烈意见要表达的与会者，本往往会先以发问者的低姿态征求 主席或其他与会人 者意见，然后再表达其意见，以便使自己 的意见与别人的意见之间产生强烈的对比，从而增加自己 的 意见受重视的程度。）
·如果主席或其他与会者无法答复，而主席感到发问者或许
有他自己的看法时，则应让发问者本人答复。
四、会议发问的要点


□发问的目的 在会议中，发问的最主要目的是在于启开话匣，以利沟通进行。一旦沟
通网络被启开，主席可借发问来实现下列八种目的：
　　1.收集资料。“你可否概要地谈一谈此次你在东南亚考察市场所见所 闻？”
2.透视对话者动机意向。“哪些因素促使你决定放弃此次的晋升机会？”
　　3.提供资料。“你晓不晓得公司对所有编制内的员工均提供子女教育津 贴？”
4.鼓励意见参与。“你对构想中的作息时间变动持什么样的看法？”
　　5.确定自己对对话者的话语及感受理解程度。“让我总结一下你对这个 问题的看法??我这个总结是否与你的看法一致？”
　　6.鼓动对话者对某一问题进行思考。“你认为扩大行销网在当前是不是 一种明智的举措？”
　　7.测定意见是否趋于一致。“这次加工资的幅度与你期待中的幅度有无 差距？”
8.言归正传。“由于加班费的调整带出了许多有关问题的讨论，不知各
位对我先前所提及的加班费调整幅度还有什么意见？”
□问句的型态 了解了发问的多种目的后，主席可运用适当的问句来实现发问的目的。
问句的类别虽多，但基本上它们都是由以下两种型态的问句所演化出来的：
　　1.封闭式问句。这是指足以在特定领域中带出特定答复（“是”或“否”） 的问句。例如“上星期你告假几小时？”、“你是否认为现状非改变不可？”、 “你第一次发现这种问题是在什么时候？”等。封闭式问句可使发问者获得 特定的资料或信息，而答复这种问句的人，并不需要太多的思索功夫即能给 予答复。但是这种问句有时会蕴含相当程度的威胁性，例如“你昨天迟到早 退了没有？”。
2.开放式问句。这是指在广泛领域内带出广泛答复的问句。这一类问句
通常均无法以“是”或“否”等简单的措辞作为答复，例如“你对自己当前 的工作表现有什么看法？”“假如我们决定这么做，你认为会产生什么后 果？”“你对于下个月的生产目标有什么意见？”等。开放式问句因为不限 定答复范畴，故可使对话者畅所欲言，同时发问者亦可从而熟悉对话者的立 场与感受。
封闭式问句与开放式问句，通常均可进一步演化为以下诸种型态问句：
　　3.澄清式问句。这是针对对话者的语句重新措辞，以使其证实或补充原 先的答复的一种问句，例如：“你刚刚说你在
　　自己的单位内可以独当一面，这是不是说你的上司能放手让你去主持自 己的部门？”澄清式问句不但足以确保对话双方能在述说“同一语言”的基 础上进行沟通，而且这是针对对话者话语从事回答的一种理想方式。
4.探索式问句。这是针对对话者的答复，要求引伸或举 例说明的一种问句。例如“我想我已了解你的困难所在，你可 否告诉我一两个具体的实例？”“我担心我并不完全领会你的 意思，你能否对刚刚提及的那些观点再做深一层的解释？”探

　　索式问句不但可以发掘较充分的信息，而且可以显示发问者对对话者的 信息重视。
　　5.含第三者意见问句。这是凭着第三者的意见以影响对话者意见的一种 问句。如“李四认为股长的意见值得支持，不
　　知你对股长的意见有什么看法？”。含第三者意见的问句中的第三者， 如果是对话者所熟悉而且也是他所尊重的人，则该问句对对话者将产生很大 影响力；反之，如该问句中第三者非对话者所熟悉或非其所尊重者，则该问 句可能引起对话者反感。
　　6.强迫选择式问句。这是以己意加诸对话者，并使对话者在窄小范围内 从事选择的问句。例如“你希望下星期一还是下星期二再为我作同类的服 务？”照理，在提出这一问之前，发问者应先取得对话者在下星期作同类服 务承诺。这一类问句最足以显示发问者做横跋扈态度。
　　7.多种式问句。这是含多种主题的问句。例如“你可否把张得功与李得 胜的家庭背景、个人嗜好、过去与现在的工作表现说明一下？”这一类问句 因含过多主题，而时时使对话者难以周全地把握。许多富于沟通技能的人都 认为，一个问句最好只含一个主题，但最多不超出两个主题，才能使对话者 作有效的掌握。
8.对答案具有暗示性问句。这是指在问句本身即已强烈暗示预期的答案
的问句。例如“有修养的人都不会当面顶撞上司，你说对不对？”“有同情 心的人都会捐款救助张家，你会反对这种善举吗？”。这一类问句几乎让对 话者毫无选择余地地按发问者所设计的答案作为答复。
□发问时应注意的事项
　　1.主席在发问之前最好先拟定发问的腹稿。事先确定发问的范畴与发问 的主要内容，将有助于发问效率的提高与发问效能的发挥。
2.多用“开放式问句”、“澄清式问句”、“探索式问句”；慎用“封
闭式问句”、“含第三者意见的问句”；避免使用“引导式问句”、“强迫 选择式问句”与“多种式问句”。
3.注意发问的时机。主席应注意对话者的心境，在他适宜答复问题的时
候才发问。
　　4.按平常对话的速度发问。太急速的发问容易使对话者认为主席不耐 烦，或保持审问态度：太缓慢的发问容易使对话者感到沉闷无聊。
5.主席应尽量使用不指名答复的问题。即所谓的“凌空式问题”。因为
这种问题等于向全体与会者发问，可使全体与会者皆参与问题的讨论。
　　6.必要的时候，主席可以使用指名答复的问题。即所谓的“瞄准式问题”， 向特定的与会者发问。这种问题的潜在缺点是：不被指名答复的与会者，可 能因抱事不关己的态度而不参与问题的讨论。主席使用这种问题时，应先叫 发问对象的姓名，然后再予发问。先叫发问对象的姓名，等于给他一个预告， 使他全神贯注听取主席的发问，以便作出有效的答复。主席切忌先发问，然 后再指名答复，因为万一被指名答复者记不清楚主席的问题，他将无从答复， 这不但会造成场面难堪，而且主席又须花费时间重新发问。
　　7.主席提出敏感性的问题时，应附带说明发问的理由。只要主席有适当 的理由，敏感性问题的提出，就不会被视为一种忌讳。
8.所有的问题都必须环绕一个中心主题。
9.主席应尽量由广泛的问题，再移向特定的问题。这样做将有助于节省

沟通的时间，因为与会者在答复广泛的问题之际，可能已提供了某些特定问 题的答案。
　　1O.主席应尽量根据与会者对前一个问题的答复构造问句。这样做有两个 好处：第一，可使与会者按同一思路提供答复；第二，可使与会者确切了解， 他的答复已被主席所听取，这无形中对他是一种鼓励。
　　11.主席发问之后，应给予答复者足够的时间答复。主席发问之后，答复 者通常要历经四个阶段，才能对主席的问题进行答复：第一，设法先搞清楚 问题的内涵；第二，思索问题的答案；第三，对答案给予适当的措辞；第四， 考虑主席或其他与会者对该答案所可能产生的反应与评价，因为答复者向来 都担心自己的答复是否会贻笑大方或无意中得罪人。这四个阶段
　　的构思可能会花相当长的时间——譬如说十秒钟或更长——此时主席不 应因担心会议出现“冷场”，而以话语打断答复者
　　的思维。为了填补发问与答复之间的时间空档，主席可在这段时间内将 发出的问题扼要地写在黑板上或白纸上。这样做，一来可进一步澄清问题的 内涵，二来可使答复者从容构思
答案。
12.主席对答复者的答复应表示竭诚的欢迎。主要可透 过身体语言（例如：颔首、微笑）或口头语言（例如：嗯！是的！） 表示欢迎。可将答复者答复的重点扼要地写在黑板或白纸 上，表示欢迎。

五、会议结束要点


　　在所有的议案讨论完毕时，或是在预定的会议终止时间来临时，主席应 适时地结束会议。主席在结束会议的时候最忌讳的是采取这一类方式：“时 间差不多了，如果诸位再没有其它问题，我们就此打住。??好！散会。” 以这类方式结束会议含有两种缺陷：
　　1.倘若与会者临时再提出问题，则可能会耽搁时间而使会议无法按原定 的时间结束。
　　2.主席的说词给人的印象只是：他已机械式地完成了一件份内的事，而 这件事对他来说好象并不重要。与会者因为有了这个印象，所以他们在离开 会场之际，并不觉得这场会议有什么收获。
　　为了避免以上两种缺陷，主席应该在结束会议之前的几分钟，为整场会 议作总结。在任何一场会议里，使与会者印象最深刻的，便是会议结束前几 分钟所听到的话语。因此，主席应该善用这几分钟。主席的总结最好能够涵 盖下列四项：
1.复述这次会议的目标。
2.总结这次会议所取得的成果。
3.多谢与会者参与（或在适当场合下，感谢他们的贡献或关注）。
4.必要的时候，宣布下一次会议的目标、时间及地点。 在上列总结性的陈述之后，与会者在离开会场之际，才会真正领受到成
就感或贡献感。
会议结束后，主席的工作仍未结束。主席仍有四件事要办：
　　1.评估刚刚结束的会议，以作为改进未来会议的参考。主席在每一次会 议结束后，都应该花几分钟时间，针对会议是否具实效而作自我评估。但是 为了避免受主观意识所蒙蔽，主席可以偶尔在会议结束后以不记名式的问 卷，让与会者评 估会议的成败；甚至主席也可以偶尔邀请观察 员列席，以便对会议的成果作评估。尽管主席本人、与会者及观察员三方面 的单独评估可能均含某一程度偏见，但三方面的综合评估则颇为中肯。因此， 我们希望经常有机会充当会议主席的人，找个机会为自己所主持的会议作上 述三方面的综合评估。
2.责成有关人员整理会议记录。会议记录至少能够发挥三种功能：第一，
充作征信工具；第二，充作会议中决议事项追踪依据；第三，充作组织内部 沟通信息的文件。为了使会议记录能充分地发挥上述的功能，他应该在会议 结束后 24 小时之内——或至少在 48 小时之内，整理妥善并送达有关人员。 会议记录则如能在这样的时限内送出，将可产生三种好处：第一，假如会议 记录在内容上有商榷余地，则可即时改正，因为与会者在这个时候对会议经 过仍然记忆犹新。第二，会议中如有后续的工作有待与会者办理，则会议记 录可以发挥提醒及跟催作用。第三，既然会议记录能够在一两天之内送达有 关人员手中，主席可以借此让只需要知道会议结果的那些人免于参加会议。
　　3.主席应适时追踪会议中决议事项的执行状况，以免“决而不行、行而 无效”。
　　4.主席应该适时解散已完成任务的委员会或工作小组，以免它们无中生 有地找理由开会。
　　
六、常用会议会务工作提要


　　在现实生活当中，各种各样会议名目繁多。但如果我们对所有这些会议 形式做出一番深入的分析比较之后，便可以清楚地发现：在人们所使用的这 些会议形式当中，总有一些是属于使用率比较高的，即比较常用的；而有一 些是属于使用率比较低的，即不大常用的。熟悉和熟练地掌握一些常用会议 的会务工作的基本技能，是我们从事文秘工作的人员所应具备的基本功和日 常工作当中的一项重要任务。我们只有对这些常用会议的会务工作有一个比 较全面和清楚的了解，这样，在会议组织工作中才能做到心中有数，有的放 矢，减少盲目性，提高工作效率。下面即对一些常用会议的会务工作做一点 扼要的提示，虽然不免挂一漏万，但总可显其梗概，可供从事会议组织的人 员，在会务工作实践中参考。
□办公会议会务工作要点
　　（1）将按照特定程序提交和汇总的、需提交办公会议讨论的议题分别轻 重缓急、分门别类加以整理，送交会议主持人审定：并根据议题的内容，向 会议主持人提出本次办公会议列席人员建议名单；（2）以较为规范的形式列 出经会议主持人审定过的会议议题表；（3）将会议议题表及与某些特定议题 有关的一些辅助性材料复印多份，在会前分发给有关与会人员；（4）发出会 议通知，并同时发送《××会议议题通知单》，通知有关人员就有关议题提 前做出准备；（5）指定会议记录人员和其他工作人员；（6）工作人员提前 到会场，认真检查会议所需的设备、器材、用品是否正常齐备；（7）核对到 会人员，对未按时到会者应立即催促，并尽可能问清原因，将到会人员和未 到会人员的情况向会议主持人作出报告；（8）作好会议记录；（9）收拾会 场内散落的文具用品，整理会场； （1O）会后根据会议决定事项和会议主 持人提示的要点整理出会议纪要：（11）做好会议决定事项的传达和催办工 作。
□代表大会会务工作要点
　　（1）研究确定召开特定代表大会的目的、任务、时间、地点、代表名额、 大会主要议程、代表选举办法等，并报上级领导机关审批；（2）组建会议工 作机构；（3）按照所确定的代表选举办法，进行代表大会代表名额的分配、 选举和对代表资格的初步审查；（4）起草向代表大会的工作报告和其他会议 文书；（5）确定会议场所并办理相应的会务工作；（6）在经过特定的程序 将下届委员会候选人名单正式确定以后，印制大会的正式选票（两套）并准 备票箱；（7）确定大会主席团成员、秘书长、总监票人和代表资格审查委员 会成员候选人名单；（8）进行各类文书的印制和分装工作；（9）布置大会 会场； （1O）大会预备会议召开时，做好会议签到和特定对象的选举、表 决；（11）进行代表资格的正式审查；（12）正式大会召开时，做好会议签 到和上级领导、来宾的接待服务工作；（13）做好会议分组讨论的组织和记 录工作；（14）做好大会主席团会议和主席团与各代表团（组）长联席会议 的组织及记录工作； （14）按照大会的统一部署，做好会议简报的编写与 发送；（15）组织好大会选举；（16）代表大会和第一次委员会全体会议结 束以后，就本次代表大会的情况和第一次委员会全体会议所确定的委员分工 情况，向上级领导机关写出专题报告，以请上级领导机关批准或备案。
□座谈会会务工作要点

　　（1）根据有关领导机关或领导人员的工作部署及所提出的拟召开的座谈 会的主题，拟出便于座谈的若干议题；（2）根据座谈会的议题，提出拟参加 会议人员的建议名单，供领导人员选定：（3）将会议议题印成座谈提纲，在 发出会议通知时分发给拟定的与会人员；（4）为使座谈会有较好的气氛和效 果，使会议达到预期的目的，可通过协商，请有关人员就有关议题作出重点 准备；（5）会议工作人员提前到达会场，布置会场，并检查必要的用品、器 材是否安排妥当；（6）协助会议主持人做好与会人员相互间的介绍；（7） 做好会议记录；（8）将会议座谈的情况及与会人员所发表的各种意见进行整 理，并将其中有价值的意见整理成综合的或专题的材料，送交有关领导或部 门。
□联席会议会务工作要点
　　（1）拟召开联席会议的有关各方共同推举一个为所有相关部门都认同的 牵头单位；（2）作为牵头单位的一方就拟提交会议商讨或商定的问题收集有 关各方的意见，并进行一些必要的沟通工作，使计划与会的各方在一些焦点 问题上达成初步的一致；（3）牵头单位把需联席会议商议的内容及初步商定 的意见或共同行动方案的草案形成文字，印制多份，在会前分送给拟参加联 席会议的有关各方；（4）牵头单位就联席会议的召开时间、地点、方式经协 商确定后，正式通知参加联席会议的各方；（5）牵头单位安排布置会场，做 好与会各方的接待工作，在会议进行过程中做好协调和记录工作，会议所要 形成的结论要当场确认，如有必要，应由各方代表进行签字；（6）牵头单位 将会议通过的内容形成正式文字，分送与会各方和有关部门并做好会议确定 事项的催办工作。
□周知性会议会务工作要点
　　（1）根据上级领导机关所发布的文件的要求和本单位领导人员的意见， 明确确定本次会议的周知对象和周知范围；（2）对周知材料做出详尽的准备；
（3）做好对周知对象的通知和会场组织工作。如是传达文件的会议，会务工
作的重点是充分准备好周知材料，其中既包括上级发布的文件，也包括本单 位贯彻落实上级机关文件的具体措施等；如是报告性的会议，除做好对与会 人员的组织外，还要做好对报告人的接待和介绍工作；新闻发布会也属周知 性会议，会务工作的重点除了与有关新闻单位取得联系以外，还有一项重要 的工作则是提前拟出并印制多份集中体现发布内容的新闻发布稿。
□显示性会议会务工作要点
　　（1）根据所需显示的内容和需要，确定适当的会议形式，并对会议的形 式做出精心设计，力争在可能的范围之内达到最佳的显示效果；（2）遵照领 导者的意见起草显示会议主旨的讲话材料；（3）对会议场所施以符合会议主 题和气氛的布置、装饰；（4）做好对参加会议的领导和有关人员的接待服务 工作；（5）保证所计划的到会人数和会场秩序；（6）做好对新闻单位的接 待或沟通工作等。
□电话会议会务工作要点 凡要召开电话会议的部门，持部门介绍信需提前三天以上的时间到所在
地的电信局长途电话营业处办理特别业务挂号。主办单位应向电话营业处人 员申明会议的名称、主办者、日期、会议起讫时间、受话局城市的市名、受 话单位和计划参加会议的人员等。授话局根据本局的业务情况，看能否按会 议主办者的要求开通会议电话，如条件允许，授话局即可将此电话会议列入

运营计划井与各受话局取得联系。电话会议主办单位在向电信局办理完毕预 订手续之后，即可通过适当的方式通知计划参加电话会议的单位或个人，请 对方与所在地的电话局取得联系，并届时在规定的时间、地点参加电话会议。 在实际工作中，因电话会议的主办者不同，会议的内容亦是多种多样， 但总起来说，还是以周知性的会议居多，如传达文件、通报情况、布置工作 等。因此，电话会议会务工作的重点，一方面是与电话局联系、办理电话会 议预订手续；另一方面，就是按照领导人员的意图和所计划的电话会议的时 间长度准备会议材料和为特定领导人员起草讲话稿。对电话会议上的讲话材 料的要求是：（1）要集中和完整地体现会议的主题；（2）在电话会议之前 作为会议工作人员，对所有被安排进电话会议的讲话，都要尽可能经过演练 和准确的时间计算，以保证所有讲话都能按照规定的时间进行和结束；（3）
由于电话会议是远程通信会议的一种形式，主会场与分会场之间是只 闻其声，不见其人，所以，为保证身在异地的与会者能够清楚、准确地
收听讲话人所讲述的内容，作为讲话起草人和讲话人就应努力使讲话内容明 白易懂，尽量不要使用方言、土语及晦涩、拗口和容易产生歧义的字词语句， 以免使受话者理解有误。
　　电话会议在宣布开始之前，授话局要按照计划叫通各受话局和受话者， 并得到回答。在电话会议结束之前，会议主持人最好再就受话者对会议所讲 述的内容是否听清给以确认。在确认受话者收听清楚无误后，即可结束会议。
□国际会议服务工作要点
　　在目前国内现有的条件下，凡负责接待国际会议服务的部门（包括有关 的宾馆、饭店），首先要向会议组织者了解会议的名称、出席会议的人数、 接待规格、与会国代表不同的生活习惯、宗教信仰、会议日程以及与会国人 员在服务方式、服务设施方面有无特殊要求，对其中一些重要的人物还要掌 握其个人的嗜好及忌讳等，并根据情况对会议的服务工作作出安排。国际会 议会场的布置，要按照会议主办者提供的方案进行。如会议人数不多，会议 亦不属谈判的性质，会场可采用椭圆形桌或方桌矩形布置，以表示无高下之 分，一律平等。如会议规模较大，则要选择设备较好，座席相当的会议厅并 进行适当的布置。布置的方法是：按照在主席台上就坐的人数，用配有同声 传译装置的条形桌，呈一字形排列，如主席台上需安排多排就坐，前后要呈 梯形排列。大会会标用何种文字书写或显示于何处，主席台的底幕处或悬挂 会徽或按英文字母顺序排列与会国国旗等，所有这些都要按照大会组织机构 确定的方案进行布置。与会人员来到会场应安排会议工作人员或服务员在入 口处迎接并引入休息厅暂作休息。休息厅的大小依会议的人数而定，如有重 要人物参加，其休息厅要与其他与会人的休息厅分开。休息厅内应有沙发或 靠背椅，在休息厅内除由服务员提供会议安排的饮料服务以外，还可在休息 室中另设一工作台，向与会者提供为他们个人所中意的饮料服务。如大会安 排与会人员直接进入会场，会议工作人员和服务人员要共同做好入场的引导 工作。如会场条件允许，应在每个座席前摆放适当的饮料、便笺、铅笔和手 巾，如安排茶水，在茶杯与茶盘之间一定要放置一小方巾，以免与会者用茶 时发出声响。在会场内除安排服务人员引导以外，在会场与各项服务设施或 其他与会人有可能使用的设施之间，还要适当安排必要的和明显的指示图板 或引导标记，以方便与会人员的使用。指示图板和引导标记所使用的文字用 会议所规定的正式语言文字。
　　
□晚会服务工作要点 这里所说的晚会特指在会议进行期间，作为会间文化娱乐活动所组织的
专场文艺演出或电影晚会。凡遇此类活动，作为会议组织者应提供晚会所需 的各项服务。在为与会人员安排坐位时，应特别注意以下几点：如晚会是属 专场演出（歌舞或戏曲等），主宾席应安排 5～8 排之间的座位；如晚会安排 的是观看电影，则主宾席应安排在 15 排左右的座位。如遇有高级领导人，场 地条件亦允许，主宾席前可摆放茶几、备置适当的饮料、手巾等。晚会开始 前，主宾到达时，入口处要有专人迎接，接挂衣帽，引入休息室，提供茶水 或其他饮料服务。主宾入场时，服务人员要引导至座位前。晚会中间休息时， 服务人员要引导主宾在休息室休息。如在专场演出结束以后，领导人员要上 台与演员见面，会议组织者要指定专人伴随在领导人员身边，以在上台、下 台时给予必要的关照和搀扶。在同演员见面时，对演员要向领导人员作简要 的介绍，并事先安排专门人员完成此间活动的摄影或摄像工作等。
□会议记录工作要点 如果有充分的理由证明会议的开销是正当的，书面记录很可能就有了保
证。“会议记录”的词典定义是指正式的活动全部过程。不过，为了对企业 最有用，会议记录必须集中于记录会议内容，而不是会议程序，而且为了在 会后继续有价值，应着重反映会议所产生和推荐的事情，而不是会上所发生 的事情。
会议记录的总负责人是会议主持人，可是做实际记录工作的人应是指派
的；在会议记录分发以前，会议主席要对它仔细审阅并予以批准。（单纯为 了做记录而由一个局外人来承办时，你会发现讨论进行得不那么无拘无束和 有成效。）不论由谁做会议记录，都应当懂得你不得要求逐词句的记录，也 不是要求压缩的抽象概念。良好的会议记录反映会议的精华。
会议记录只有在特殊情况下对某一目的所用时才应分发。如果会议的目
的是单纯的发布管理部门的信息，则与会者的名单、会上陈述的摘要、以及 最低限度的分发量就够了。有关经营问题的会议，或互相配合的小组会议， 一般要求较为详尽的记录，以保证达到会议最终目的。如果记录需要分发， 请注意下列事项：
·在会议记录复印前，要对草稿加以审阅和校正——如果要发给未曾参
加会议的人，这一点尤其重要。
　　·会后应尽快分发记录，如已对某些人分配任务，或已规定某种特别行 动（这是几天而不是几周的问题），则更为如此。
　　·对所有负有行动责任的人都要提供会议记录副本。假如某人没有参加 会议，最好能使他特别注意需要他配合行动的项目（例如，附一份备忘录， 或用色笔重点标明特殊项目）。礼貌上，要把会议记录副本分发给全体与会 者。
　　
《成功有约——高效会议手册》会议问题的分析与处理



　　解决会议问题的工具，在于抓住与会者的心理。心理这道脉把握住了， 高效会议的目的，也就达到了。
　　最好的控制便是避免丧失控制。主席控制会议的最佳举措，便是预防各 种问题的发生。一旦无法避免问题的发生，则主席应讲求正确的对付办法。
一般而言，最容易使会场丧失控制的问题有以下八种：
（1）与会者的发言离题
（2）与会者分心
（3）与会者之间发生争论
（4）与会者拒绝参与
（5）与会者显露不安并急于离席
（6）少数人垄断会议
（7）主席自己离题 现将以上八种问题的肇因、预防措施及补救途径扼要地陈述如下：

一、与会者发言离题

□原因
1.对会议目标或讨论主题不清楚。
2.过度关心某些问题，或基于某些迫切的需要而在无意中离题。
□预防 澄清会议的目标与讨论的主题。
□补救
1.主席应具高度的敏感性，以分辩离题的发言。
　　2.主席以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉。举例来说，主席应 宣称：“你的发言有点偏离主题，那一定是因为我没有将会议目标或讨论主 题说清楚。容许我再把会议目标及目前的讨论主题复诵一次??”
　　3.主席可以技巧地问发言离题者，他的发言究竟与讨论主题或会议目标 有何关系。运用这种技巧的时候，主席在态度、措辞、语气及面部表情上， 均应刻意避免使离题的与会者感到主席是在讽刺他或挖苦他。
　　4.主席可以技巧地将离题者的言述挡在一边。譬如主席可这么说：“刚 刚你提到的这个问题显然非常重要，但是它跟我们的会议目标及讨论主题似 乎并没有太大关系。假如你不介意，我希望将它留待会后再详谈。”
　　
二、与会者分心

□原因
1.对会议目标及讨论主题不清楚。
2.感到沉闷无聊。
3.会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈。4.外界环境干扰。
5.对会议内容缺乏兴趣。
□预防
1.澄清会议的目标与讨论的主题。
2.使与会者感到会议有益及有趣。
3.慎选会议时间及地点。
□补救
　　1.尽管主席能够确定与会者的交谈与讨论中的主题毫无关系，主席都应 先假定他们的交谈与讨论中的主题有关；然后问交谈者愿不愿意说出他们的 看法，以便使其他与会者也能分享他们的看法。
2.作短暂的停顿，或稍作休息。
　　3.如多数的与会者都分心，则暂停会议，等造成分心的原因消失了再续 会。
4.如少数的与会者分心，则主席可不予理会，亦可就本身的发言作短暂
的停顿。

三、与会者争议

□原因
1.对会议目标或讨论主题不清楚。
　　2.对会议过程中的某些问题，具有不同的看法或感受。3.借会议而发泄 相互间的不满，或借会议而相互挑衅。□预防
　　1.澄清会议的目标与讨论的主题，以避免离题的争论。2.事先强调这样 的观念：“真正重要的是什么是对的，而非谁是对的。”这个观念有助于避 免题内的争论。
□补救
1.倘若争论是离题的，则立刻制止，并复述会议的目标与讨论的主题。
2.倘若争论是题内的，则：
　　（1）先强调“什么是对的”远比“谁是对的”更加重要，然后将注意力 集中在论点本身，不再理会人物本身。
（2）征求沉默的与会者的意见。
（3）主席显示自己的个人观点或个人立场。

四、与会者拒绝参与

□原因
1.怯场。
2.感到气氛不对。
3.不喜欢主席对待某些与会者的态度——如让某些与会者感到难堪。
4.会议不具实效。
□预防
1.创造和谐的气氛。
2.切莫使参与的人感到难堪。
3.让会议具有实效。
□补救
1.如果与会者因感到沉闷而拒绝参与，主席应鼓动其兴趣。
2.如果与会者因怯场面拒绝参与，主席应设法排除该种心理障碍。
　　3.如果与会者人数众多，应采取分组讨论方式进行。主席可将与会者分 成若干组，每组以不超过六人为原则。每组选定一位组长主持议案的讨论， 每组另选定一位成员负责讨论结果的记录工作。分组讨论结束之后，由各组 指派一位成员，代表该组向全体与会者报告讨论成果。按此种方式进行，与 会者拒绝参与讨论的现象将一扫而空，因为：
（1）分组讨论时人数较少，与会者怯场的程度可大幅降低。
　　（2）各组须要轮流向全体报告讨论成果，这含有竞争的成份在内。因此 在荣誉感的鼓动下，各组成员将会比较认真地进行议案的讨论。
（3）代表各组发言的人的心理负担可以大大减轻，因为他所发表的意见
无论是好还是坏、是成熟还是不成熟，都不是他本人的意见，而是整组人的 意见。

五、与会者情绪变化

□原因
1.会议逾时。
2.与会者有其它事要办。
3.会议不具有实效。
□预防
1.确定会议的结束时间，并准时结束。
　　2.如会议可能无法按预定时间结束，则事先言明。3.选择符合与会者希 望的会议时间。
4.使会议具有实效。
□补救
1.结束会议并安排续会的时间。
2.休息。
3.以小故事、挑战性问题或节奏的改变、重鼓与会者的兴 趣。

六、少数人垄断会议

□原因
1.多数人并不积极参与。
2.少数人思考快速，善于表达，且对会议表现热忱。
3.少数人好求表现。
□预防
1.开会之前鼓励所有与会者都积极参与。
2.如已知某人可能垄断会议，则事先与他疏通并请他节制。
3.报名发问。
4.要求轮流发言。
□补救
　　1.巧妙地阻止。比方说，告诉垄断者：“你的宝贵意见我们已经听了很 多，而且我们也都能够领会你的意思。让我们也听听其他与会者是否有其它 的看法，好不好？”
2.指派工作给喜欢垄断会议的人去做。
3.故意将视线避开垄断者，以免使他误以为主席仍想听取他的意见。

七、主席自己离题

□原因
1.资料准备不充分。
2.与会者发言离题，导致主席本身发言也离题。
□预防
1.主席本身应充分地准备资料。
2.主席应随时考虑与会者的发言是否离题。
□补救
1.主席应鼓励与会者随时指出其离题的坏习惯。
2.主席一发觉自己离题，应立刻向与会者致歉并改正。

八、建立正确的心态


　　首先，我们必须特别强调的是：在任何一个机构内，绝大多数重要的决 策都是在会议中制定的。有了这种认识，我们再不能对会议掉以轻心，而应 视之为有助于个人事业发展的一种手段。事实上，会议是说服别人接受你的 意见的一种场合，也是使你获取成就的一个途径。
　　懂得借会议获取成就的人，并不见得比别人更聪明，或拥有比别人更多 的内幕消息，或比别人更受有权势的人所钟爱，而是因为他比别人更善于掌 握参与会议的技巧。但是，参与会议的技巧的掌握并非一蹴而就，而是需要 经历长期的磨练才能奏效。有志于培养这种技巧的人，应以下一次所将参与 的会议作为起步点。你要下定决心，让下一次会议的成果，与
　　你过去所参与的会议成果有所不同。你更要下定决心，在你未来所即将 参与的各个会议里，你的表现要一次比一次更加理想。西德前总理艾德诺曾 说：“我坚信今天的我要比昨天的我更加聪慧。”这句话可以成为有志培养 参与会议技巧的人的座右铭。
　　
九、回避失效会议


　　有两类会议是注定非失败不可的：第一，时机未成熟的会议；第二，与 会人选不当的会议。现分别举例说明如下：
□ 时机未成熟的会议 假如某次会议旨在探讨公司要不要推出一种含润肤效果的新产品。如果
研究发展部门对该产品润肤效果的试验仍未获取具体结果，市场调查部门对 消费者试用后的反应也未有定论，在这种情况下探讨要不要推出新产品，显 然是言之过早。与会者一旦要在会议中对这个问题作出决策，姑且不论该决 策是赞成还是反对推出新产品，他们势必要承担该决策将来被推翻的风险。


□与会人选不当的会议 不适当的与会者所提供的大致都是不适当的意见，这对达成会议目标不
但无益，反而有害。例如在讨论运费成本的会议中，如果运输单位的负责人 不在场，此种会议注定是徒劳无功的。
　　对付上述两类会议的最佳途径，便是避免置身其间。可能的话，找个借 口不参加。如果你无法不参加这些会议，则设法使会议延期召开。一旦你置 身于上述的会议中，可以肯定的是，你本身将不会是一个赢家。
　　
十、有准备地赴会


　　为了使你在每一场会议中取得最大的成就，在走进会议室之前，你对以 下几个问题，都必须拥有周全的答案：
　　1.谁召集这次会议？为了研讨会议的重要性，首先要问会议的召集人是 谁。显而易见地，总经理所召集的会议，要比科长所召集的会议更加重要。 其次我们要问：召集会议者是自发地召集会议？还是被动地为他人召集会 议？前者的重要
性往往要比后者更大。
　　2.为何召集这次会议？你若不搞清楚会议的真正目的而贸然然走进会议 室，你将很容易受创。因此，在与会前你应先澄清：这次会议是否为了那些 悬而未决的老问题而召开？是否为了摆脱棘手的问题而召开？还是因为某些 人想迫使当局下决心作决策而召开？
□借用名家之言 在会议场合中，千万不要以为你孤立无援或势单力薄。事实上，可供你
借助的外力，经常环绕在你身边。这就是古今中外的名人！例如在开会中， 有人强烈地反对你刊登广告的提议，因为这个人认为多数的广告支出都是平 白的浪费。此时，你可立刻召唤广告大亨约翰·华纳梅克来支持你：
“你的这个见解很对！但是我想提醒你，广告大亨约翰·华纳梅克曾说：
‘90％以上的广告支出都是平白的浪费，不过广告的真正效果却来自那不及
1O％的广告支出上！’因此，我们应该从效益的观点来衡量广告，而不宜老 是从成本的角度去评估广告的得失！”
再如在会议中，你为了强调公司应调整工资，以恢复日渐废弛的纪律并
提升士气，你可征召管仲到你身边： “这一年来，员工士气的低沉与纪律的废驰，是有目共睹的。我认为真
正的原因在于：工资调整的幅度远低于通货膨
　　胀率。当员工的收入不足以应付日常的开销，则提升士气或维护纪律都 将成为空谈！管仲不是说过“衣食足而知荣辱，仓廪实而知礼节’吗？”
借助名家之言有两个好处：第一，名家的知名度高，而且广受敬仰，因
此他们的话语将格外受尊重；第二，名家的话语大概是一般人所熟悉的，因 此容易引发人们的共鸣。
但是借助名家的话语时，你应特别留意：（1）只引用有利于你的论点，
不要解释这些论点的背景，以免受到质疑或非难。（2）最好只借肋已经辞世 的名家之言，这样才万无一失。（因为死无对证！）
　　只要你平时多搜集一些名人言行录，并在开会前事先选定足以支持你的 论点的名言，则你的说服力将大大提升，因为孔子、韩非子、孙子、彼得、 杜拉克、亚伯拉罕、马斯洛??等人随时会应你的召唤而出现在你左右。
□借鉴以往经验 所谓先例，即指同类事物在过去的处理方式。妥善利用先例可使你的主
张无往不胜，因为别人很难驳倒你那获取事实支持的主张。例如有人反对你 所提出的聘用已婚女性的主张，你铿锵有力的答复是：“已婚的女性并不见 得就不好。两年前退休的王太太与廖太太的优越表现，相信大家仍然印象深 刻！”运用先例来支持自己的论点，等于要求反对你的论点
的人答复这样的一个难题：“过去行得通的事，为什么现在行不通？”

这一个问题是很难答复的。

　　　　　十一、作好会前疏通


任何外来新观念的引进，最容易引起人们——特别是利 害攸关的人们的抗拒。例如当你提议将公司的广告媒体由报 纸改为电视，以便增进广告的效益时，负责广告的单位却举出 许许多多的理由来反对你。又如鉴于国外若干厂商因采用某 种产品的新配方而获益，你遂提议引进该新配方，但是研究发 展部门的人却提出一些似是而非的理由来反对你。类似这样 的情况在会议中层出不穷，原因是：你的提议威胁到另一部门 或另一些人的安全感。试想：当广告媒体果真值得由目前的 报纸改为电视，或是产品的新配方果真值得被接纳，则负责广 告与研究发展的部门，显然有于现状或工作不力的地方。基 于此，为维护自身的形象，这些部门势必竭尽所能地反对你的 意见。
在上述的抗拒之下，你的任何方式的辩解或当面还击，均 不足以产生良好的效果。你应在会议之前，先与这些可能反 对你的意见的人进行疏通，以便安排一些足以维护他们的颜面的措施，
甚至取得他们的某一程度的谅解或支持。必要的时候，你也可以让他们用他
们自己的名义提出你的观念。尽管这样做，等于拱手将自己的观念送给别人， 但是假如你志在使你的观点被采纳，这样做又何妨！？
不论你是否诉诸会议前的疏通（当然希望你能尽量做到！），在会议中，
一旦由你提出新观念，则千万不要在言辞上威胁到利害攸关的人士。譬如就 上述的广告媒体的变动与产品新配方的引进的两个实例来说，你的发言最好 能够接近下列的方式以便减少抗拒：
“将广告媒体由目前的报纸改为电视，不但可使我们的品牌更广泛地为
消费大众熟知，而且广告的单位成本也可因而减低。这一点，广告科的各位 先生知道得比我更加清楚
“关于引进新配方的好处，我事先曾经跟研究发展部门的先生们请教
过，他们早已注视这个问题，而且认为潜在的好处可不小??。”

十二、谋求沟通方法


□ 三段式意见表达 在会议场合内，有不少满腹经验的人因表达不得其法，致使其意见无从
表达，更不用说被重视或采纳！在大多数人皆 不善于表达意见的现状下，假如你能按下面三个步骤提出你
的意见，它被听取的机会必然加大：
1.以精简而肯定的措辞说出你的意见。
2.提出几点具体而充分的理由来证明你的意见的正确性。
3.重复述说你的意见。 以上三个步骤即是一般所谓的三段式的意见表达方式，亦即
（1）意见→（2）证明→（3）意见的复述 举例说明：
“我确信产品 A 可以大量推出。”（1） “因为头两个月的试销情况较预期高出 25％，而且多数 的营业代表都看好。”（2）
“因此，我确信产品 A 可以大量推出。”（3）
□无声语言沟通 会议场合中的沟通媒体除了有声的语言之外，无声的语言——诸如仪
容、姿态、手势、眼神、面部表情等——仍然扮演相当重要的角色。现将须
要特别注意的方面简述如下：
　　1.仪容要整洁——蓬头垢面者通常得不到与会者的好感。飞机驾驶员之 所以讨人喜欢及受人尊敬，恐怕跟其仪容整洁有密切的关系。
2.准时或提早抵达会场——时间的掌握也是一种无声的语言。开会迟到
的这种行为所显示的信息可能是：你不重视这场会议、你故意摆架子、你不 理会会场将因你的迟到而受干扰、你不介意浪费其他与会者的时间??等 等。开会迟到的另一种弊端，便是前文所说的丧失选择良好座位的机会。
3.避免穿着奇装异服——服饰是一种符号，也是一种无声的语言。当你
穿的衣服或是身上所配带的装饰品太奇特或太耀眼时，与会者的注意力将集 中在你的衣服与配件上，而不会凝神谛听你所说的话语。因此，为稳妥起见， 你的穿戴应尽量趋于保守。
4.留意坐姿——最理想的坐姿是脊椎骨挺直但却不僵硬，因为只有这
样，你才能在松驰状态下维持警觉性。


　　5.两眼正视——跟别人对话时最忌讳的便是两眼闪缩，或是斜眼看人， 因为这足以令人对你的动机或品格产生不良的评价。同样忌讳的是，以求情 的眼光看人，因为这样做足以削弱你说话的份量。
　　6.借手势或物品引起注意并强调自身的观点——以手势配合说话的内 容，可以使听众印象深刻。手势的大小视你所想强调的内容而定。谈细节的 时候，手势要小；谈大事时，手势要加大。运用手势时，你必须考虑周围实 体环境的大小。外界的空间愈大时，手势可愈夸张；外界的空间愈小时，手 势应愈收敛。为强调你的意见而以物件作为道具是一种良好的举措。
　　
十三、重视活用数据


　　我们生活在数字的世界里，我们每天所见、所闻与所思的一切，几乎没 有不涉及数字的。基于此，我们对数字或多或少均产生了麻木或厌烦的感觉。 其实，这样的感觉是很自然的，因为数字只是代表事实的一种符号，而非事 实本身。在会议中运用数字时，希望你能留意下面两个要领：


　　第一、除非必要，否则不要随便提出数字。当你抛出的数字过多，不但 使听众感到纳闷而关闭心扉，而且也会令听众觉得你没人情味，因为你所关 心的只是冷漠的数字。
　　第二、要设法为枯燥的数字注人生命，这即是说，要让数字所代表的事 实，能成为一般人生活经验中的一部分。只有这样，人们对数字才感到亲切， 也才能产生兴趣。举例来说，下面的第（1）种数字陈述方式若能改为第（2） 种陈述方式则其影响力将显著加大：
　　（1）“假如各位接纳我的提议，则公司每个月至少能节省 6745375O 元 的开支！”
　　（2）“假如各位接纳我的提议，则公司每个月至少能节省 67453750 元 的开支！从另一个角度来说，倘若这项节省下来的开支，能以加薪的方式平 均分配给公司的每一成员，则每一个人每一个月的工资将增加 3500 元！”
　　
十四、树立良好形象